Digitalisierung von Prozessen durch Business-User

Der Prozess-Designer ist der Kern von Evocom Productivity, mit dem Sie Abläufe/Services innerhalb von Abteilungen und Prozesse abteilungsübergreifend digital erstellen können. Anders gesagt: Jeder ist mit dem Prozess-Designer in der Lage, Prozesse in einem Unternehmen zu digitalisieren!

In den Prozessvorlagen sind alle digitalen Prozesse je nach Abteilung und Teams geordnet. End2End-Prozesse (bspw. Anfrage zu Angebot, Idee zu Produkt) finden sich im gleichnamigen Untermenü.

Aus diesen Prozessvorlagen werden Prozesse gestartet und ausgeführt. Sie erstellen hier auch neue Vorlagen, indem Sie den Prozess-Designer nutzen.

In der unteren Abbildung erkennen Sie, dass die Erstellung eines Prozesses immer mit einem Startschritt beginnt.

Der Startschritt besteht aus von Ihnen definierte Felder, die Sie direkt nach dem Öffnen des Schrittes eingeben können. Hierbei können Sie schon angelegte Felder benutzen oder auch neue erstellen, falls Sie ein neues Feld benötigen.

Es gibt unterschiedliche Felder mit unterschiedlichen Eigenschaften. Die Feldtypen sind: Kurz-/Langtext Felder, Auswahlen, Datum/Zeit, Zahlen, Personen, Bewertung, Hyperlinks oder auch Dokumente (hier können Sie im Feld ein Dokument hochladen, dass zur Bearbeitung benötigt wird).

Im folgenden Beispiel wird ein Prozess erstellt, der die Einstellung und Anlage eines neuen Mitarbeiters abbildet.

Sie definieren also Felder, um Informationen für Ihre Leistungserbringung zu fordern. Die HR-Abteilung braucht bspw. die obenstehenden Informationen, um einen neuen Mitarbeiter einzustellen.

Der Startschritt ist definiert. Jetzt muss der Prozess-Ersteller den nächsten Schritt einfügen. Und zwar identisch zu dem Ablauf, wie er auch schon in der jeweiligen Abteilung abläuft. Dies ist eine weitere Stärke von Evocom Productivity: Neben der Einfachheit der Digitalisierung manueller Abläufe, müssen Abteilungen diese nicht zwangsläufig ändern!

Die nächsten Schritte können „Aufgabe mit Daten“, „Genehmigung“, „Umfrage“ oder eine Integration einer Drittanwendung sein (bspw. um Daten in einem ERP-System abzufragen).

Hinweis:

Auch ein schon erstellter Prozess lässt sich in einen anderen Prozess integrieren (Orchestrierung). Wenn wir einen abteilungsübergreifenden Prozess im Kapitel #15 digitalisieren, erklärt sich der Sinn ganz von selbst.

Wir beschränken uns anfangs auf die “Aufgabe mit Daten”, da sich die anderen Schritte in der Konfiguration sehr ähnlich verhalten. Unter Angabe des Namens/Titels des Schritts, Dauer in Tagen und einer Person oder Team, erfassen Sie wiederum die nötigen Felder.

Sie sehen, dass die Felder aus dem Startschritt hier wieder erfasst (Schreibgeschützt) und weitere Felder definiert werden. Die Aufgabe wird im Feld “Person oder Team” dem zuständigen Bearbeiter des Personalwesens zugewiesen. Im Feld “Dauer in Tagen” ist die Zeit festgelegt, die der zuständige Bearbeiter hat, um die Aufgabe zu erledigen.

Nachdem die Aufgabe mit den Feldern erfasst wurden und keine weiteren Schritte nötig sind, können wir ein “Ende”-Schritt hinzufügen und den Prozess als Prozessvorlage speichern. Dieser kleine Prozess ist schon ausführbar und würde eine Leistung einer Abteilung digital abbilden. (ist also ein digitaler Service derselben)

Hintergrund zur Prozess-Erstellung:

Nehmen wir an, die Vertriebs-Abteilung braucht einen neuen Mitarbeiter und nutzt den oben erstellten Prozess der HR. Vorher wurde definiert, welche Felder die Vertriebs-Abteilung ausfüllen (welche Informationen sie also im Startformular geben) muss. Der zuständige Bearbeiter der HR, dem die „Aufgabe mit Daten“ zugewiesen wird, bekommt diese Felder schreibgeschützt dargestellt. Auf Grundlage dessen wurden in diesem Schritt weitere Felder erfasst. Der zuständige Bearbeiter muss diese nun laut Prozessdefinition ausfüllen, um die „Anfrage“ des Vertriebs zu „beantworten“; also einen Mitarbeiter anlegen und dem Vertrieb die Informationen geben.

Exkurs:

Um den Unterschied zur heutigen Arbeitsweise deutlicher zu machen: Der Vertrieb schickt bspw. eine E-Mail in Prosa an die HR. Bis die richtigen Informationen an die richtige Stelle gelangen braucht man vergleichsweise viel Zeit und Koordinationsaufwand.

Abstrahieren Sie, wie viele Anfragen/Abläufe/Prozesse in einem Unternehmen jeden Tag abgewickelt werden (kleine Anfragen oder auch komplexere Prozesse über einen längeren Zeitraum). Dann bekommen Sie eine Vorstellung, welchen Nutzen Evocom Productivity nur diesbezüglich bietet.

Zusatz:

Die Konfiguration eines Genehmigungsschrittes ist deckungsgleich mit dem des “Aufgabe mit Daten”-Schrittes. Eine Person wird zugewiesen, die eine Entscheidung treffen bzw. eine Genehmigung erteilen soll. Fügen Sie diese Genehmigung in den oben erstellten Prozess ein, erhält man einen vollwertigen digitalen Service. (siehe nächstes Kapitel)

Nächstes Kapitel: Leistungen von Abteilungen werden zu #14 digitalen Services

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