Übergreifende Prozesse einfach konfigurieren und orchestrieren.

Nun verändern wir den Prozess zur Anlage eines neuen Mitarbeiters (siehe vorheriges Kapitel) zu einem abteilungsübergreifenden „Onboarding“ Prozess. Denn dieser Prozess betrifft meist mehrere Abteilungen. Hierfür nutzen wir einen anderen digitalen Service der Abteilung IT und binden diesen in den übergreifenden „Onboarding“ Prozess via Integration ein.

Zuerst erstellen wir den digitalen Service der IT analog zu dem Beispiel der HR-Abteilung. Services und Prozesse können im Prozess-Designer jedoch nach Ihren Wünschen gestaltet und individuell angepasst werden, je nach dem wie die tatsächlichen Abläufe sind.

Die Abbildung zeigt den digitalen Service der IT-Abteilung mit der Leistung, System-Zugänge für einen neuen Mitarbeiter einzurichten:

Diesen digitalen Service binden wir nun mittels Integration (siehe Auswahl der Schritte in der unteren Abbildung) in den Prozess “Anlage eines neuen Mitarbeiters“ ein. So wird aus dem abteilungsinternen Service  “Anlage eines neuen Mitarbeiters” der HR-Abteilung ein abteilungsübergreifender “Onboarding“ Prozess.

Nach der Auswahl des richtigen digitalen Services erhalten wir den Integrationsschritt “Account(s) aktivieren” der IT:

Erklärung zum Ablauf:

Der abteilungsübergreifende „Onboarding“ Prozess wird bspw. vom Vertrieb gestartet, indem sie das Startformular ausfüllen. Der Teamleiter der HR prüft dies und delegiert es an den zuständigen Bearbeiter. Dieser wiederum beschafft die notwendigen Daten, um den neuen Mitarbeiter anzulegen und gibt sie in den Feldern ein.

Daraufhin läuft der Prozess in die IT-Abteilung, die mit ihrem digitalen Service den Systemaccount des neuen Mitarbeiters anlegt. Nach Abschluss gelangen die benötigten Informationen wieder zum Vertrieb, der nun den Mitarbeiter vorbereitet begrüßen kann. Ohne Koordinationsaufwand, ohne mühsamen E-Mail-Verkehr und ganz automatisch. (wie die Prozess-Ausführung im Detail funktioniert, ist im nächsten Kapitel erklärt)

Es können natürlich beliebig viele digitale Services integriert werden, da es viele Prozesse gibt, in denen mehrere Abteilungen involviert sind. Eine Einbindung von anderen Abteilungen muss aber nicht immer über eine Integration erfolgen. Manchmal ergibt es auch Sinn, einfache Aufgaben/Genehmigungen/Umfragen von anderen Abteilungen direkt als Schritt im Prozess zu erfassen.

Exkurs:

Die Bedeutung digitaler Services im Kontext von abteilungsübergreifenden Prozessen

Das genannte Beispiel ist auf alle Prozesse in einem Unternehmen übertragbar. Das heißt, dass Leistungen einer Abteilung, die von mehreren Prozessen benötigt werden, als digitale Services in jeden Prozess integriert werden können. Sie erstellen den Service also nur ein einziges Mal! Außerdem sind alle Services als eigenständige Prozesse ausführbar und stellen das gesamte Leistungsportfolio einer Abteilung digital dar.

Ein weiterer Knackpunkt dieser Vorgehensweise: Verändert sich der Service (der Ablauf in einer Abteilung), passt sich dieser in allen Prozessen automatisch an! Es gibt keine Kommunikations- und Koordinationslücken mehr! Jeder ist jederzeit auf dem neusten Stand.

Die Integration können Sie auch verwenden, um Informationen aus ihrem ERP-System abzufragen. Die Funktionsweise ist gleich: Sie binden den externen Service, analog zum digitalen Service, ein. Geben Sie bei Ausführung des Prozesses bspw. eine Materialnummer ein, gibt der integrierte Service die zugehörigen Daten wieder zurück. Sie können also durchgehend in der ganzen Organisation mit einer Plattform arbeiten.

Die untere Darstellung zeigt beispielhaft einen komplexeren Prozess mit seinen Schritten innerhalb des blauen Pfeils. Außerhalb sind digitale Services und ERP-Integrationen verknüpft. Im Prozess-Designer wären beide in Integrationsschritten eingebunden.

Was bedeutet die Individualität einer derartigen Prozessdigitalisierung für Ihr Unternehmen?

Kurz gesagt: Ihre Abteilungen digitalisieren eigenständig Prozesse/Abläufe. Sie digitalisieren auch komplexe End2End Prozesse („Idee zu Produkt“, „Anfrage zu Angebot“, komplettes „Onboarding“ usw.). Und das immer in derselben Weise ohne jegliches IT-Fachwissen. Bei Änderungen, bearbeiten Sie selbst flexibel und einfach die betreffenden Prozesse im Prozess-Designer, speichern und stellen diese für jeden zur Verfügung. Das ist in dieser Form einzigartig.

Nächstes Kapitel: Die #16 Prozess-Ausführung der digitalisierten Prozesse über das Aufgabenmanagement

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