Wie funktioniert die Ausführung der erstellten Prozesse?

Wir haben nun die ersten Abläufe in digitale Services und weitere abteilungsübergreifende Prozesse digitalisiert. Doch wie können Sie diese nun ausführen?

Der Aufgabenmanager, mit dem wir schon einzelne Aufgaben/Genehmigungen/Anfragen erstellt und zugewiesen haben, eignet sich hervorragend hierfür. Denn Sie müssen zu den einzelnen Schritten in der Prozess-Erstellung eine Person oder ein Team angeben. Hinzu kommt die Dauer und einige Felder, die für den jeweiligen Schritt im Prozess wichtig sind.

Um einen Prozess zu starten, müssen Sie diesen zuerst aus den Prozessvorlagen auswählen. Durch die Gruppierung in Prozesslandschaft (Abteilungen), End2End-Prozesse und eine Sortierung nach Teams finden Sie schnell den gewünschten Prozess.

Suchen wir unseren Onboarding-Prozess, können wir in der Ansicht der Prozesslandschaft bei den “Supporting Processes” das Personalwesen auswählen:

Wir gelangen nun in folgende Listenansicht:

Sie sehen alle Prozesse, die das Personalwesen als Leistungen anbietet. Somit ist unser in Kapitel #14 erstellter digitaler Service, um einen “neuen Mitarbeiter aufzunehmen”, hier gelistet. Auch den übergreifende Onboarding-Prozess finden Sie hier. Wählen Sie nun den “Onboarding”-Prozess aus, öffnet sich das Startformular. Sobald das Formular ausgefüllt ist, kann der Prozess gestartet werden. Zudem können Sie hier Prozesse bearbeiten und optimieren. Hierzu gelangen Sie in den Prozess-Designer (Kapitel #13), der Ihnen alle Möglichkeiten und Funktionalitäten bietet.

Zur Erinnerung:

Der digitale Service “Aufnahme eines neuen Mitarbeiters” ist ein isolierter Prozess, der nur innerhalb der HR-Abteilung abläuft. Wenn Sie diesen starten, wird nur ein neuer Mitarbeiter durch das Personalwesen angelegt. Die anderen Prozesse (Reiseantrag, Urlaubantrag, usw.) verhalten sich gleich. Durch Integration von Services anderer Abteilungen wurde der digitale Service “Aufnahme eines neuen Mitarbeiters” zu einem abteilungsübergreifenden “Onboarding”-Prozess. Wenn Sie diesen starten, ist nicht nur die HR beteiligt, sondern automatisch auch die Abteilungen IT, Controlling usw.

Wenn nun ein Antragsteller einen Prozess über das Startformular beginnt, werden alle Schritte nacheinander und automatisch generiert. Die jeweilige Aufgabe wird bei der zuvor definierten Person (z.B. der zuständige Bearbeiter) direkt im Aufgabenmanager angezeigt. Hat dieser die Aufgaben erledigt, schließt er sie ab und der Prozess läuft automatisch weiter. Und zwar in der Reihenfolge, wie Sie diesen im Prozess-Designer definiert haben.

Ein Beispiel:

Die nächste Abbildung zeigt das ausführbare Startformular, wie es vorher im Prozess-Designer definiert wurde. Der Antragsteller (im Beispiel eine Person der Controlling-Abteilung) startet den Prozess aus den Prozessvorlagen und füllt das Startformular aus. Eine neue Bilanzbuchhalterin namens Anna Schmidt startet am 01.04.2020 in der Abteilung Controlling am Standort München.

Sobald der Antragsteller das Startformular “einreicht”, generiert Evocom Productivity automatisch den ersten Schritt. In unserem Fall wird eine Genehmigungsaufgabe an den Teamleiter der HR-Abteilung geschickt und im Aufgabenmanager dargestellt. Öffnet er die Aufgabe, muss er den zuständigen Bearbeiter eintragen und die Anfrage genehmigen (siehe vorherige Prozess-Erstellung im Prozess-Designer)

Nun bekommt der zuständige Bearbeiter die nächste Aufgabe, die wir im Prozess-Designer konfiguriert haben. Die vorher festgelegten Felder werden schreibgeschützt (zur Information) und erforderlich/optional (zur Bearbeitung) dargestellt.

Der zuständige Bearbeiter erbringt seine Leistung und gibt die neuen Daten in den Feldern an. Optional kann er eine Unterhaltung beginnen, Dateien und Dokumente hochladen, eine Checkliste zur Aufgabe erstellen und die Aktivitäten nachvollziehen.

Gegebenenfalls bekommt die IT durch einen integrierten Prozess weitere Aufgaben, um einen System-Account einzurichten, Hardware zu beschaffen usw. Weitere Abteilungen können involviert sein und würden ihre Leistung anhand der definierten Abläufe erbringen. Am Ende erhält das Controlling eine Benachrichtigung, dass der Prozess abgeschlossen ist.

Der Prozessbaum bei Ausführung eines Prozesses

Sie haben zusätzlich die Möglichkeit Prozesse visuell nachzuvollziehen. In der folgenden Abbildung ist der laufende “Onboarding”-Prozess mit seinen Schritten zu sehen. (vgl. Erstellung des “Onboarding”-Prozesses in Kapitel #15) Des Weiteren sehen Sie, an welchem Schritt der Prozess steht und welche Schritte schon abgeschlossen sind.

Messbarkeit und Planbarkeit durch Ausführung von Prozessen

Das ist die eine Komponente der Prozess-Ausführung. Prozesse werden also nicht mehr nur abstrakt formuliert und verschwinden danach in der Schublade. Sie werden exakt so gelebt, wie sie definiert sind. Und das mit allen enthaltenen Aufgaben/Informationen/Dokumente/usw. entlang der einzelnen Schritte.

Die andere Komponente ist die Ermittlung der Dauer. Analog zur Erfassung der Dauer eines Schrittes “Aufgabe mit Daten”, muss die Dauer auch bei allen anderen Schritten angegeben werden. Die Dauer aus einem integrierten Service ergibt sich logischerweise automatisch aus dem selben heraus. Wenn ein Prozess also gestartet wird, ist das geplante Enddatum sofort sichtbar. Auch Abweichungen werden im aktuellen Enddatum erfasst, falls sich Aufgaben verzögern.

Diese Messbarkeit und Planbarkeit hat zur Folge, dass Prozesse gezielt steuerbar werden. Im nächsten Kapitel werden wir uns das Dashboard und das Reporting von Evocom Productivity hierzu anschauen.

Nächstes Kapitel: Behalten Sie den Überblick. Optimieren und steuern Sie Ihre Prozesse mit dem #17 Dashboard

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