Messbarkeit  Planbarkeit  Steuerbarkeit

Wir haben in den vorherigen Kapiteln Grundlagen geschaffen, wie einfach Prozesse in einem Unternehmen mit Evocom Productivity digitalisiert werden.

Die Digitalisierung der Leistungen von Abteilungen hinzu digitalen Services, die Erstellung und Orchestrierung unternehmensweiter Prozesse, sowie das Arbeiten an Aufgaben mit ihren Unteraufgaben generiert viele unterschiedliche Informationen. Diese Informationen nutzen wir nun, um die gewonnene Messbarkeit und Planbarkeit visuell darzustellen. Auf dieser Basis steuern Sie zukünftig gezielt Ihre Prozesse.

Das Dashboard im Aufgabenmanagement

Das Dashboard im Aufgabenmanagement hilft Ihnen bei der täglichen Arbeit. Die erste Graphik zeigt, wie hoch die Arbeitsauslastung Ihrer Mitarbeiter ist. Diese können Sie weiter Filtern und dadurch gezielt die Informationen darstellen, die Sie benötigen. Zudem ist das Dashboard interaktiv.

Wählen Sie eine Fläche des Diagramms aus, gelangen Sie unter Berücksichtigung des Filters direkt in das bekannte #12 Aufgabenmanagement. Das Dashboard stellt Ihnen also nicht nur Informationen visuell dar. Es ermöglicht Ihnen vielmehr ein unmittelbares Arbeiten auf Grundlage der Informationen.

Weitere Diagramme sind die Darstellung nach Fälligkeit….

….und die Visualisierung nach dem Status der Aufgaben.

Beide Gruppierungen sind natürlich auch direkt mit dem Aufgabenmanagement verknüpft. Wie oben im Beispiel wählen Sie einfach eine Fläche aus und gelangen automatisch in das Aufgabenmangement mit den einzelnen Aufgaben. Somit sind die Diagramme auch hier nicht nur informativ, sondern aktiv nutzbar.

Die Dashboards für Prozesse

Das Dashboard bereitet aber nicht nur Aufgaben im Aufgabenmanagent auf. Es ist vor allem auch für laufende Prozesse sehr hilfreich!

Hierzu gibt es 2 Arten der Visualisierung von Prozessinformationen. Die erste stellt die Anzahl der laufenden Prozesse aus einer Prozessvorlage dar. Sie sehen in der Graphik unten, dass der in Kapitel #15 digitalisierte “Onboarding” Prozess hier abgebildet wird. Dieser abteilungsübergreifende Prozess wird also aktuell drei mal ausgeführt. Zudem ist auch dieses Diagramm interaktiv.

Wenn Sie nun den “Onboarding”-Prozess auswählen, gelangen Sie in das nächste Diagramm, dass für jeden laufenden “Onboarding”-Prozess den aktuellen Schritt anzeigt. In zwei “Onboarding”-Prozessen muss die IT aktuell einen Account für den neuen Mitarbeiter einrichten. In dem dritten muss der Teamleiter der HR die Aufgabe “Neuen Mitarbeiter anlegen” an einen Bearbeiter zuweisen. (Erklärung hierzu in den vorherigen Kapiteln)

Wählen Sie wiederum den aktuellen Schritt “Account(s) aktivieren”, gelangen Sie in die Liste der zwei laufenden Prozesse. Im Kapitel #16 Prozess-Ausführung haben wir den “Onboarding”-Prozess für eine Bilanzbuchhalterin gestartet. Dieser ist hier mit allen Informationen aufgelistet. Recherchieren nach Stand und Dauer einer Aufgabe oder eines Prozesses gehören der Vergangenheit an. Sie wissen überall und zu jeder Zeit über alles Bescheid.

Wählen Sie nun den laufenden “Onboarding”-Prozess der neuen Bilanzbuchalterin aus, sehen Sie den zugehörigen Prozess-Baum mit den erledigten Aufgaben und dem aktuellen Schritt.

Die zweite Visualisierung des Dashboards ist die Darstellung von laufenden Prozessen bzgl. der Zeit. So ergibt sich die prozentuale Abweichung der aktuellen zur geplanten Dauer. Sie sehen im unteren Diagramm alle laufenden Prozesse, unterteilt hinsichtlich der Verzögerung oder des Vorsprungs. Dies ermöglicht genaues Controlling und somit das Steuern geschäftskritischer Prozesse. Und das gezielt auf Basis von Fakten.

Die laufenden “Onboarding”-Prozesse erscheinen in zwei verschiedenen Säulen. Zwei laufende “Onboarding”-Prozesse haben einen Vorsprung zur geplanten Dauer zwischen 50% und 100%. (Prozentbereiche sind gegebenenfalls änderbar). Der dritte läuft aktuell pünktlich und ist somit in der Säule bei 0% in der gleichen Farbe.

So können Sie bspw. bei verzögerten Prozessen schnell und effizient handeln. Sie wissen außerdem sofort, wo akute Probleme in Prozessen sind. Hierzu schauen Sie sich einfach den Prozess-Baum an, indem Sie den jeweiligen Prozess auswählen.

Dieses Kapitel rundet die Blog-Serie über Evocom Producivity ab. Zusammenfassend haben Sie nun einen Überblick über verschiedenste Funktionen der Plattform und deren Bedeutung für den Arbeitsalltag der Unternehmen bekommen. Über das Aufgabenmanagement und den Prozess-Designer, hin zu digitalen Services, übergreifenden Prozesse und deren Ausführung: Evocom Productivity macht Prozessdigitalisierung für Abteilungen und Unternehmen einfach!

Darauf aufbauend wird Arbeit messbar und Prozesse planbar. Das Prozess-Controlling (durch die Dashboards) nutzt die Messbarkeit und Planbarkeit, um Aufgaben/Arbeitsabläufe/Prozesse laufend zu optimieren, gezielter zu steuern und Engpässe frühzeitig zu erkennen.

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