Inhaltsverzeichnis

 

1 Funktionen und Features

1.1 Verwaltung

1.1.1 Stammdaten

1.1.1.1 Felder

1.1.1.1.1 Feldarten

1.1.1.2 Feldgruppen

1.1.1.3 Rollen

1.1.1.4 Prozesslandschaft

1.1.1.5 End2End Prozesse

1.1.1.6 Länder

1.1.1.7 Standorte

1.1.1.8 Tags

1.1.2 Veränderungen

1.1.2.1 Alle Teams

1.1.2.2 Mitarbeiter in Prozesse

1.1.2.3 Mitarbeiter in Teams

1.1.3 Mandant

1.1.3.1 Einstellungen

1.1.3.2 Benutzer zählen

1.2 Teams

1.2.1 Teammitglied

1.2.2 Teamleiter

1.2.3 Teamtypen

1.2.4 Berechtigungen

1.3 Aufgabenmanagement

1.3.1 Aufgaben für mich

1.3.2 Aufgaben von mir

1.3.3 Alle Aufgaben

1.3.4 Beteiligte Aufgaben

1.3.5 Erledigte Aufgaben

1.3.6 Karten und Dashboard

1.3.7 Aufgaben neu erstellen und bearbeiten

1.3.7.1 Neue Aufgabe

1.3.7.2 Neue Anfrage

1.3.7.3 Neue Genehmigung

1.3.8 Aufgaben/Genehmigung/Umfragen aus Prozessen

1.3.9 Unterhaltung, Dateien und Checkliste

1.3.9.1 Unterhaltung

1.3.9.2 Dateien

1.3.9.3 Checkliste

1.3.10 Filter

1.3.10.1 Fälligkeit

1.3.10.2 Art

1.3.10.3 Status

1.3.10.4 Zugewiesen an

1.3.10.5 Zugewiesen von

1.3.10.6 Teams

1.3.10.7 Prozesse

1.3.11 Gruppieren

1.3.11.1 Fälligkeitsdatum

1.3.11.2 Status

1.3.11.3 Zugewiesen an

1.4 Projekte

1.4.1 Agiles Projekt

1.4.1.1 Neue Sprints, Backlogs und Aufgaben anlegen

1.4.1.2 Bearbeiten

1.4.1.3 Dashboard

1.4.1.4 Filtern und Gruppieren

1.4.2 Navigation der Untermenüpunkte der Projekte

1.4.3 Berechtigungen

1.5 Prozesse

1.5.1 Prozesslisten

1.5.1.1 Meine Prozesse

1.5.1.2 Beteiligte Prozesse

1.5.1.3 Alle Prozesse

1.5.1.4 Abgeschlossene Prozesse

1.5.2 Dashboard

1.5.2.1 Prozessinstanzen

1.5.2.2 Prozess-Abweichung (%)

1.5.3 Prozess neu starten

1.6 Prozessvorlagen

1.6.1 Prozesslandschaft

1.6.2 End2End-Prozesse

1.6.3 Nach Team

1.6.4 Prozessvorlage neu erstellen

1.6.4.1 Schritte

1.6.4.1.1 Aufgabe mit Daten

1.6.4.1.2 Genehmigung

1.6.4.1.3 Umfrage

1.6.4.1.4 Integration

1.6.4.2 Prozessvorlage speichern

 

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1. Funktionen und Features

1.1 Verwaltung

In der Verwaltung können Administratoren verschiedene Einstellungen vornehmen, Stammdaten bearbeiten und Mitarbeiter und Teams verwalten. Im Folgenden werden alle einzelnen Funktionen aufgelistet und beschrieben.

1.1.1 Stammdaten

1.1.1.1 Felder

Felder sind schnell und einfach erstellt. Prozesse benötigen diese Felder, damit Ihre Mitarbeiter gezielt Informationen eingeben und durch den Prozess leiten können. Es gibt einige Feldarten, die Sie für Ihre Prozesse verwenden können. Des Weiteren können Felder sowohl in der Verwaltung als auch direkt in den Prozessen erstellt werden. Sind Felder schon erfasst, können Sie diese in jedem Prozess verwenden.

1.1.1.1.1 Feldarten

Kurztext

Ein Kurztextfeld wird verwendet, wenn Sie die Zeichenanzahl auf ein Maximum begrenzen möchten. Hierzu wählen Sie „Neues Feld erstellen“ und den Feldtyp „Kurztext“. Daraufhin legen Sie den Feldnamen fest und fügen eine aussagekräftige Beschreibung hinzu. Jetzt nur noch „Speichern“ und Sie können das Feld in jedem Prozess verwenden.

Langtext

Das Langtextfeld kennt keine Begrenzung der Zeichenanzahl. Ansonsten ist die Erstellung identisch mit der des Kurztextfeldes. Eine weitere Option ist das Anhängen von Texten in einem Langtextfeld. So können Sie über mehrere Aufgaben hinweg ein Langtextfeld definieren. Bei Ausfüllen dieses Feldes in den verschiedenen Aufgaben werden die Texte untereinander angehängt.

Zahl

Den Feldtyp „Zahl“ verwenden Sie, um im Prozess Zahlen einzufordern. Beispiele wären ein Feld „Umsatz“ oder „Urlaubstage“. Bei Anlage dieses Feldes können Sie zusätzlich die Nachkommastellen festlegen.

Datum

Das Datumsfeld ermöglicht es, aus einem Kalender ein Datum festzulegen. Hierbei können Sie bei Felderstellung eine Uhrzeit einschließen, wenn dies für die jeweilige Verwendung erforderlich ist.

Auswahl

Den Feldtypen „Auswahl“ gibt es in vier verschiedenen Variationen: „Auswahl Einfach“, „Auswahl Einfach mit Option“, „Auswahl Mehrfach“ und „Auswahl Mehrfach mit Option“. Die Auswahlmöglichkeiten definieren Sie im zugehörigen Feld und fügen diese hinzu. „Auswahl Einfach“ bezweckt, dass der für die Prozess-Aufgabe zuständige Mitarbeiter nur eine Auswahl treffen kann. Erstellen Sie dieses Feld mit Option, könnte der Mitarbeiter eine zusätzliche Auswahl direkt in der Aufgabe definieren. Die Mehrfach-Auswahl funktioniert identisch, bis auf die Möglichkeit mehrere Auswahlen zu treffen.

Person

Das Personenfeld erfordert lediglich einen Namen und eine Beschreibung, ist jedoch für einen dynamischen Verlauf von Prozessen enorm wichtig. Fügen Sie ein Personenfeld einem Prozess-Schritt hinzu, können Sie dieses in den folgenden Schritten als Zuweisung in „Person/Team“ verwenden. Somit können Ihre Mitarbeiter dynamisch in laufenden Prozessen festlegen, wer welche Aufgabe bekommen soll. Der Prozess-Initiator (Person, die den Prozess startet) ist standardmäßig verfügbar. Geben Sie Prozessinitiator in ein Personenfeld ein, wird dieser automatisch hinzugefügt.

Bewertung

Der Feldtyp „Bewertung“ ermöglicht Ihren Mitarbeitern einen bestimmten Sachverhalt in Form von auswählbaren Sternen einzuschätzen. Die Anzahl der zu vergebenden Sternen definieren Sie direkt bei Erstellung dieses Feldtyps.

Hyperlink

Mit dem „Hyperlink“ können Sie diverse Links in einen Prozess miteinfließen lassen. Hierfür legen Sie lediglich einen Feldnamen fest. Im laufenden Prozess können die zuständigen Personen in diesem Feld einen Link hinterlegen und im gesamten Prozess verwenden.

Dokument

Das Feld „Dokument“ nutzen Sie, um Dokumente in einem Prozess hochzuladen, im Prozess mitzuführen, zu bearbeiten und herunterzuladen. Sie definieren den Namen dieses Feldes und fügen eine Beschreibung hinzu.

Externe Daten

Die Verbindung zu externen Daten müssen vorher von Ihrer IT hergestellt werden. Ist dies erfolgt, können Sie Daten in diesem Feldtypen abrufen. Ein Beispiel wäre ein externes Datenfeld, dass bei Eingabe der Währungen EUR, USD und einem Zahlenwert, Wechselrate und Zielwährungsbetrag zurückgibt. Hinweis: Neben dem Feldtyp „externe Daten“ können Sie solche externen Services auch als Integration einen Prozess einfügen.

Nachschlagen

Mit dem neuen Feldtyp „Nachschlagen“ können Sie Inhalte aus Feldern eines Prozesses in einen anderen Prozess integrieren. Sie wählen erst die Prozessvorlage aus, auf dessen gestartete Prozesse sich das Feld „Nachschlagen“ beziehen soll. Als nächstes entscheiden Sie, ob alle Prozesse oder nur die abgeschlossenen Prozesse berücksichtigt werden. Bei „nur abgeschlossene Prozesse“ können Sie dann wiederum unterscheiden, ob die abgeschlossenen Prozesse erfolgreich durchlaufen werden müssen oder auch auf durch Genehmigungen abgebrochene Prozesse nachgeschlagen werden kann. Der letzte Schritt ist die Auswahl der Felder, die das Feld „Nachschlagen“ liefern soll. Die Inhalte dieser Felder werden dann als Ergebnis angezeigt. Beispiel: Prozessvorlage 2 soll auf Inhalte aus Prozessvorlage 1 nachschlagen. Sie erstellen das Feld „Nachschlagen“ und wählen Prozessvorlage 1 aus. Jetzt definieren Sie, auf welche Prozesse (alle/nur abgeschlossene) aus Prozessvorlage 1 nachgeschlagen werden soll. Die danach definierten Felder mit Inhalten werden dann aus den Prozessen geholt. Haben Sie nun einen Prozess aus Prozessvorlage 2 gestartet und in einem Schritt ist das Feld „Nachschlagen“ definiert, tippen Sie den Namen des gesuchten Prozesses aus Prozessvorlage 1 ein, dessen Felder und Inhalte Sie benötigen. Die Suche des Prozesses funktioniert mit Autocomplete.

Standort

Mit diesem Feld können Sie den aktuellen Standort in einem Prozess ermitteln und in Bing Maps die Karte mit dem Standort zu öffnen. Sie können auch selbst Koordinaten eines Standorts eingeben.

1.1.1.1.2 Sprachen

In den Dialogen zur Felderstellung und -Bearbeitung können Sie oben rechts die Inhalte der Felder übersetzen. Klicken Sie auf das Symbol und wählen Sie die jeweilige Sprache aus. Es“ öffnet sich ein gespiegelter Dialog, in dem Sie die einzelnen Inhalte übersetzen können.

1.1.1.2 Feldgruppen

Legen Sie eine neue Feldgruppe an, um Felder zusammenzufassen. Hierbei geben Sie der Feldgruppe einen Namen (bspw. Adresse) und eine Beschreibung. Daraufhin definieren Sie die Felder, die zu der Feldgruppe gehören. (bspw. Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Stadt) Diese Feldgruppe können Sie daraufhin im Prozessdesigner verwenden. In Folgeschritten können Sie einerseits einzelne Felder aus der Feldgruppe definieren oder die gesamte Feldgruppe. In den Aufgaben wird die Feldgruppe mit den Feldern gruppiert dargestellt. Innerhalb der einzelnen Feldgruppen können Sie Regeln definieren. Diese Definition erfolgt identisch zu der in Prozessschritten der Prozessvorlagen. Regeln auf Felder in einer Feldgruppe werden dazu genutzt, um Formularlogiken (im Startschritt oder einer Aufgabe) aufzubauen. Regeln in Prozessschritte (ob bei der Zuweisung einer Person oder auch auf Feldern) beziehen sich im Gegensatz dazu immer auf darauffolgende Schritte. Beispiel: Eine Feldgruppe „Reise“ mit den Ja/Nein- Auswahlfeldern „Flugzeug“ und „Bahn“ und den Feldern „Start-/Zielflughafen“, „Abflugsdatum“, „Start-/Zielbahnhof“ und „Abfahrtsdatum“ wird mit Regeln definiert und einem Startschritt einer Prozessvorlage hinzugefügt. (hierbei ist die Regel jeweils bei den Feldern „Start-/Zielflughafen“ und „Abflugsdatum“ wie folgt zu definieren: Feld = Flugzeug; Vergleichswert = ist gleich; Vergleichswert = Ja) Wird nun im Startformular „Flugzeug“ mit „Ja“ ausgewählt, werden die zugehörigen Felder „Start-/Zielflughafen“ und „Abflugsdatum“ direkt darunter hinzugefügt und können vom Mitarbeiter aufgefüllt werden. Sie können Feldgruppen in jedem Schritt einer Prozessvorlage definieren. Hierbei werden Feldeinstellungen (optionales Feld oder Pflichtfeld) aus der Feldgruppe bezogen. In folgenden Schritten können diese Feldgruppen dann als schreibgeschützt eingestellt werden. Hinweis: In der Felddefinition in einem Prozessschritt werden nur die einzelnen Felder aus einer Feldgruppe aufgelistet, wenn die Feldgruppe in einem vorherigen Schritt schon definiert wurde. Um die gesamte Feldgruppe erneut in einem nachfolgenden Schritt zu definieren und damit die Regeln und Inhalte aller Felder in diesen Schritten mitzugeben, tippen Sie den Namen der Feldgruppe einfach in die Felddefinition und wählen die Feldgruppe dann aus.

1.1.1.3 Rollen

Die Plattform bietet einige vordefinierte Standardrollen in Ihrem Mandanten. Wenn Sie neue Rollen hinzufügen möchten, wählen Sie „Neue Rolle erstellen“. Hierzu brauchen Sie lediglich den Rollennamen. Rollen abstrahieren die Zuordnung von Aufgaben – so können Aufgaben nicht nur Personen zugewiesen, sondern auch „Funktionen“ mitgegeben werden. Vor allem in Genehmigungen und Umfragen sind diese sehr wichtig, da Sie so im Nachhinein wissen, wer in welcher Rolle was entschieden hat. Beispiel: Sie bekommen zwei Genehmigungsaufgaben und haben zwei verschiedene Funktionen, da Sie neben Ihrer Abteilung noch in einem Projektteam sind. Damit sofort ersichtlich ist, welchen Bezug beide Genehmigungen hatten, definieren Sie einfach 2 verschiedene Rollen.

1.1.1.4 Prozesslandschaft

In der Verwaltung der Prozesslandschaft fügen Sie neue Rubriken hinzu, in welche Prozess-Ersteller Prozessvorlagen speichern können. Des Weiteren erleichtert Ihnen dies die Suche nach Vorlagen, da Sie bzgl. einer Abteilung/Funktionalen Einheit alle zugehörigen Prozessvorlagen finden. Geben Sie der Rubrik einen Namen und eine Beschreibung, wählen die Kategorie aus und legen eine Sortierung fest.

1.1.1.5 End2End Prozesse

Um eine neue Rubrik für die Übersicht der End2End-Prozesse zu erstellen, wählen Sie „Neuen End2End Prozess erstellen“ aus, geben dieser einen Namen und eine Beschreibung und definieren die Sortierung, in der sich die Rubrik einordnen soll.

1.1.1.6 Länder

Alle Länder sind vordefiniert.

1.1.1.7 Standorte

Unter den Standorten erstellen Sie Ihre Unternehmensstandorte. Hierfür müssen Sie den Namen (Stadt), das Kürzel und das jeweilige Land angeben. Sind alle Standorte hinzugefügt, können Sie Ihren Teams einen Standort zuweisen. So ist es auch möglich automatisch Zeitzonen zu berücksichtigen.

1.1.1.8 Tags

Sie haben die Möglichkeit „gruppierte“ und „einfache“ Tags zu erstellen. „Einfache“ Tags können entweder in der Verwaltung oder direkt in den verschiedenen Tagfeldern durch jedermann erstellt werden. Sie haben die Form: #Tag. „Gruppierte“ Tags können Sie dagegen nur in der Verwaltung erstellen, um eine einheitliche Struktur zu ermöglichen. Sie haben die Form: #Haupttag.Untertag. Beispiel: Prozesse, Prozessvorlagen, Aufgaben, Unterhaltungen und Dateien haben oftmals untereinander Zusammenhänge. Eine Prozessvorlage wird in unserem Beispiel für Kundenbestellungen von verschiedenen Kunden genutzt. Um einen Zusammenhang zwischen den Prozessen, Aufgaben, usw. herzustellen, verwenden Sie ein gruppiertes Tag der Form #Kunde.Siemens, #Kunde.Daimler, usw. Auch um Prioritäten festzulegen, ist das gruppierte Tag sehr nützlich. Erstellen Sie einfach #Priorität.hoch, #Priorität.mittel und #Priorität.niedrig, die durch Ihre Mitarbeiter überall verwendet werden können. Hinweis: Tags können nicht gelöscht werden, da dadurch abgeschlossene Prozesse, Aufgaben, usw. nachträglich verändert würden. Sie können Tags aber deaktivieren, sodass diese nicht mehr in den jeweiligen Tag-Feldern genutzt werden können.

Neues Tag erstellen

Um ein neues Tag zu erstellen, klicken Sie auf den gleichnamigen Button in der oberen Leiste. Ein Dialog öffnet sich, in dem Sie den Titel des gewünschten Tags eintragen. Stellen Sie den „Tag-Typ“ auf „Gruppiertes Tag“ erweitert sich der geöffnete Dialog. Im „Text“-Feld vergeben Sie hierbei den übergeordneten Tag (#Tag.Untertag) und in dem Feld „Untergeordnete Tags“ die untergeordneten Tags (#Tag.Untertag). Haben Sie den ersten „Untergeordneten Tag“ eingetragen, wählen Sie entweder den Button „Hinzufügen“ oder drücken auf Enter. Ein weiteres Feld wird ergänzt, um weitere untergeordnete Tags zu definieren. Am Ende das Speichern nicht vergessen.

1.1.1.9 Externe Dienste

Mit der Funktion „externe Dienste“ legen Sie Services an, um entweder Daten aus anderen Anwendungen in Ihre Prozesse zu visualisieren oder Webservices zu nutzen, um bspw. E-Mails zu versenden. Es stehen momentan die Methoden „Get“ und „Post“ zur Verfügung. a) Allgemeines Unter „Allgemeines“ geben Sie Ihrem externen Dienst einen Namen und definieren das verantwortliche Team und den Standort. Des Weiteren legen Sie die Verwendung fest. Externe Dienste, die nur einen Parameter zur Suche eines Datensatzes erfordern, können neben der Integration in einem Integrationsschritt auch als Feld in einem Prozess verwendet werden. Hierzu besteht die Möglichkeit „Autocomplete“ zur Suche zu verwenden. Benötigt ein externer Dienst mehrere Parameter zur Abfrage von Daten, kann dieser nur in einer Integration verwendet werden. Sind „Integration“ und „Feld“ in der Verwendung abgewählt, ist der externe Dienst automatisch deaktiviert. b) Request Im Request müssen Sie zuerst die URL des Webservices einfügen. Daraufhin wählen Sie die Methode aus, die der jeweilige Webservice erfordert. Mit der „Get“-Methode integrieren Sie Daten aus einem Webservice, mit der „Post“-Methode schicken Sie Daten zum Webservice. So können Sie bspw. Daten aus Ihrem ERP in einem Prozess integrieren oder E-Mails direkt aus einem Prozess versenden. Sie können Webservices mit den Content-Types „JSON“ und „XML“ verwenden. Im Abschnitt „Header“ ound „Query“ legen Sie fest, welche Parameter für die Abfrage verwendet werden soll. Wenn der Webservice mehrere Parameter erfordert, kann der externe Dienst nur als Integration verwendet werden. Des Weiteren können Sie Parameter definieren, die als fixe Werte mitgegeben werden sollen. (Bsp.: Parameter timeZone = UTC) Zur Definition dieser Parameter wählen Sie „Query-Parameter“ hinzufügen. Entscheiden Sie zuerst, wie der Parameter verwendet werden soll. Die meisten Webservices werden eine „normale“ Verwendung erfordern. Beispiel Verwendung „Normal“ URL: https://test.com/test Name (Abfrageparameter): “key” Feldzuordnung: „frei wählbar“ Verwendung: “Normal” Ergebnis URL: https://test.com/test?key=value Füllt ein Anwender nun das definierte Feld aus, wird dieser Wert (value) genommen und in der URL zur Abfrage eingefügt. Beispiel Verwendung „Format string“ URL: https://test.com/test Name: “frei wählbar” Feldzuordnung: “frei wählbar” Verwendung: “Format string” Format string: $filter=id eq ‘{0}’ Ergebnis URL: https://test.com/test?$filter=id eq ‘{0}’ Der definierte „Format string“ wird in der richtigen Form an die URL angehängt. In diesem Fall wird die jeweilige ID in {0} eingefügt und die zugehörigen Daten dieser ID abgefragt. Hinweis: Hier macht es Sinn, eine „Autocomplete“-Funktion zu definieren, damit der Anwender den richtigen Datensatz finden und auswählen kann. (siehe „Autocomplete“) Beispiel Verwendung „URL“ URL: https://test.com/test Name: „frei wählbar“ Feldzuordnung: „frei wählbar“ Verwendung: „URL“ Ergebnis URL: https://test.com/test/items/{0}/ Wählen Sie „URL“ als Verwendung aus, wenn der eingegebene Wert an einer gewissen Stelle (hier gekennzeichnet mit {0}) in der URL eingefügt werden soll. Authentifizierung Wir bieten 3 unterschiedliche Arten der Authentifizierung an. Einige Webservice erfordern keine Authentifizierung. Wenn ein Webservice die Authentifizierung „Als Benutzer“ erfordert, müssen Sie die jeweiligen Scopes definieren. Soll die Authentifizierung als Anwendung erfolgen, benötigen Sie die „Client id“ und das „Client secret“ des Webservices. c) Response Die Response beschreibt die Antwort des externen Dienstes. Hier definieren Sie also, welche Informationen der externe Dienst generell liefern soll und welche als Rückgabefelder in einer Integration genutzt werden sollen. „Root-Objekt“ definiert hierbei, ob die Response ein Objekt oder ein Array ist. (Erstes Zeichen „(„ ist gleich Objekt, erstes Zeichen „[„ ist gleich Array) Nun einfach die gewünschten Parameter definieren, aussagekräftige Anzeigenamen geben (ist für den Anwender sichtbar) und den Typ des Parameters auswählen. Ist ein Parameter bspw. vom Typ Objekt, können Sie dem Objekt weitere Parameter unterordnen. Mit „Haupteigenschaft hinzufügen“ fügen Sie einen weiteren Parameter der obersten Ebene hinzu. d) Autocomplete Mit einem zusätzlichen „Autocomplete“-Service stellen Sie ihren Anwendern eine sehr hilfreiche Möglichkeit zur Verfügung, die richtigen Informationen zu finden und auszuwählen. Ein Beispiel ist ein Datensatz hinter einer Materialnummer. Ohne Autocomplete müsste der User die vollständigen Materialnummern kennen. Mit Autocomplete kann dieser durch einen Namen oder den Anfang der Materialnummer die zutreffenden Datensätze finden und den richtigen Datensatz auswählen. Die Definition ist relativ identisch zu der des „Requests“ und der „Response“. Der Unterschied liegt zum einen in der Definition der Abfrage, die einen Filter/Suche ermöglicht. Zum anderen muss in der Response des Autocompletes ein eindeutiger Key definiert werden, der wiederum für den eigentlichen Request des eindeutigen Datensatzes verwendet wird, um alle zugehörigen Daten zu bekommen. Das folgende Beispiel zeigt die Funktionsweise: Ein Query-Parameter (Autocomplete) ist mit der Verwendung „Format string“ definiert. Der „Format string“ ist $filter=contains(name,‘{0}‘). Dieser wird an die URL gehängt. Füllt ein Anwender nun das „Autocomplete“-Feld aus, wird der Wert in {0} eingesetzt. Eine Ergebnisliste erscheint (definiert in „Response-Body“ in “Autocomplete) und der Anwender kann das gewünschte Ergebnis auswählen. Damit nun die Daten des ausgewählten Datensatzes geholt werden können, muss im Response-Body des Autocompletes ein eindeutiger Bezeichner (meist ID) als „Key“ definiert sein. Dieser „Key“ wird daraufhin im „Request“ verwendet, um die Daten abzurufen. Unter „Request“ wählen Sie für den Query-Parameter hierzu auch „Format string“ aus. Dieser könnte wie folgt aussehen: $filter=id eq ‘{0}‘. Der „Key“ im Response-Body des „Autocompletes“ wird also genommen und an die Stelle {0} im „Format string“ des Requests eingefügt. Die „Response“ liefert dann alle definierten Daten.

1.1.2 Veränderungen

1.1.2.1 Alle Teams

Im Menü „Alle Teams“ haben Administratoren alle Teams der Organisation im Überblick. Sie können neue Teams erstellen, vorhandene Teams bearbeiten und löschen.

1.1.2.2Mitarbeiter in Prozesse

Mitarbeiter kommen und verlassen ein Unternehmen. Dies muss auch digital auf einfache Weise berücksichtigt werden. Um Mitarbeiter in Prozessvorlagen schnell und einfach austauschen zu können, schreiben Sie den Namen des Mitarbeiters im vorgesehenen Feld, wählen den jeweiligen Schritt oder die gesamte Vorlage aus und definieren einen Mitarbeiter, der die Aufgaben im Prozess übernehmen soll.

1.1.2.3 Mitarbeiter in Teams

Gleiches gilt für Mitarbeiter, die in verschiedenen Teams sind. Diese können Sie ganz bequem aus Teams entfernen oder durch andere Mitarbeiter ersetzen, indem Sie die jeweiligen Teams und eine der beiden Optionen auswählen.

1.1.3 Mandant

1.1.3.1 Einstellungen

In den Einstellungen der Mandanten, können Sie den Namen des Mandanten und Ihre individuelle Firmenfarbe wählen. Diese überträgt sich in der ganzen Anwendung. Des Weiteren stellen Sie hier die Verbindung zu Ihrem eigenen Data Warehouse her. Damit können Sie alle Daten aus Evocom Productivity holen und in Ihrer Datenbank zu Reportingzwecken aufbereiten.

1.1.3.2 Benutzer zählen

Um einen Überblick zu bekommen, wie viele interne und externe Mitarbeiter Evocom Productivity nutzen, werden hier ein paar Kennzahlen aufgelistet. Neben der Anzahl der Mitarbeiter, erfasst die Anwendung auch den „Traffic“ bzgl. der Anzahl der Ersteller von Aufgaben, der Anzahl der Mitarbeiter mit zugewiesenen Aufgaben und der Anzahl der Mitarbeiter, die Prozesse gestartet haben. Die Spalte „Erwähnt“ zeigt die Anzahl der Mitarbeiter, die sich durch Unterhaltungen an Aufgaben beteiligen. Somit können Sie einen gewissen Reifegrad bzgl. des digitalen Arbeitens ableiten.

1.1.3.3 Berechtigungen

In den Berechtigungen erteilen Sie einerseits Evocom Productivity die Berechtigung auf Ihre Azure AD zuzugreifen. Das ist für den „people picker“ wichtig, damit alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens automatisch als User in Evocom Productivity hinterlegt sind. Andererseits können Sie hier die Berechtigung erteilen Planner Aufgaben Ihrer Mitarbeiter im Aufgabenmanagement von Evocom Productivity anzuzeigen. Dabei können Sie diese Funktion auch aktivieren und deaktivieren.

1.2Teams

Teams sind die Grundlage von Evocom Productivity. Sie bestehen aus Teamleitern und Teammitglieder, die jeweils verschiedene Berechtigungen haben. Das ermöglicht eine einfache, aber äußerst effektive Berechtigungsstruktur. Des Weiteren unterscheiden wir zwischen organisatorischen und funktionalen Teams, um die Bandbreite eines Unternehmens abzudecken. Das Administratoren-Team nimmt eine besondere Rolle ein. Mitglieder dieses Teams haben Zugriff auf die volle Funktionalität der Verwaltung, um Anpassungen jeglicher Form vorzunehmen. Um ein Team zu erstellen, wechseln Sie in das Menü „Teams“ und wählen „Neu“. Sie finden 3 unterschiedliche Aufgabentypen, die Sie direkt im jeweiligen Team erstellen können. Wählen Sie „Neues Team“ aus und füllen mindestens die Pflichtfelder aus. Speichern nicht vergessen! Administratoren können Teams auch in der Verwaltung anlegen. Teammitglieder/Teamleiter werden lediglich mit der E-Mail-Adresse angelegt, da sich die Anwendung den Namen und das Profilbild aus Ihrem Active Directory beschafft. (Sie müssen hierfür den Zugriff auf das Active Directory erlauben)

1.2.1 Teammitglied

Um Teammitglieder hinzuzufügen oder zu entfernen, wählen Sie „Team bearbeiten“ aus. Das Panel mit allen Informationen zum Team öffnet sich. Nun können Sie ein neues Mitglied mit seiner E-Mail-Adresse hinzufügen, die Rolle ändern oder das Mitglied entfernen.

1.2.2Teamleiter

Das Hinzufügen von einem Teamleiter zu einem Team funktioniert identisch zu dem des Teammitglieds. Sie müssen lediglich die Rolle des Mitarbeiters ändern. Der Teamleiter hat logischerweise eine besondere Funktion in einem Team. Er steuert sein Team, weist Aufgaben zwischen seinen Mitarbeitern zu und koordiniert die gesamte Arbeit über das Aufgabenmanagement. Des Weiteren werden Anfragen und Genehmigungen an das Team dem Teamleiter vorgelegt, der wiederum diese akzeptiert und ggf. weiter zu weist.

1.2.3 Teamtypen

Abteilung

Das Abteilungsteam ist ausschließlich für interne Mitarbeiter vorgesehen. Externe Mitarbeiter anderer Firmen können hier nicht hinzugefügt werden. Das Abteilungsteam hat eine besondere Funktion: Wird eine Aufgabe einem Mitarbeiter zugewiesen, erfolgt eine automatische Zuweisung des Abteilungsteams, dem der Mitarbeiter zugehörig ist. Somit ist sichergestellt, dass Aufgaben (auch aus einem Prozess) im Team sichtbar sind. Falls der zugewiesene Mitarbeiter aus diversen Gründen dem Unternehmen fehlt, können wichtige Aufgabe dennoch bearbeitet werden. Wichtig: Berücksichtigen Sie im Kontext der Team-Arten auch den Punkt „Berechtigungen“

Gremium

Erstellen Sie dieses Team, um Entscheidungen von einer ausgewählten Gruppe (den Mitgliedern des Gremiums) herbeizuführen. Wird eine Genehmigungs-Aufgabe an das Team gestellt, bekommt jedes Mitglied diese Aufgabe und muss entscheiden, ob er diese genehmigt oder ablehnt. Im Gegensatz hierzu werden Genehmigungsaufgaben, die einem anderen Teamtypen zugewiesen werden (also nicht einem Gremium), dem Teamleiter des jeweiligen Teams vorgelegt. Nur dieser kann dann die Genehmigung bewilligen oder ablehnen.

Projektteam intern

Ein internes Projektteam funktioniert im Grunde wie das Team der Art Abteilung. Jedoch ist die organisatorische Rolle im Unternehmen beider Teams unterschiedlich. Interne Projektteams haben zum Beispiel typischerweise eine zeitliche Begrenzung. Wichtig: Berücksichtigen Sie im Kontext der Team-Arten auch den Punkt „Berechtigungen“

Projektteam extern

Ein externes Projektteam ist für Personen gedacht, die nicht direkt Ihrem Unternehmen zugehörig sind und damit eine beschränkte Berechtigung auf Ihre Unternehmensplattform haben.

1.2.4 Berechtigungen

Generell für Aufgaben: Ein Benutzer sieht eine Aufgabe, wenn

• er sie erstellt hat
• sie ihm zugewiesen ist
• sie ihm ursprünglich zugewiesen war (und jetzt delegiert ist)
• er in einer Unterhaltung erwähnt wurde

  Teammitglieder: Aufgaben

1. Sehen ihre Aufgaben und die der anderen Teammitglieder (auch Teamleiter!) und können diese bearbeiten (nur wenn sie im selben Team sind und die Aufgabe innerhalb dieses Teams zugewiesen ist)

Prozessaufgaben

2. Sehen ihre persönlich zugewiesene Prozessaufgaben und die ihrer Kollegen aus demselben Team (auch Teamleiter!) und können diese delegieren und im Anschluss bearbeiten.
3. Können alle Aufgaben in Prozessen sehen und bearbeiten, wenn sie im verantwortlichen Team des Prozesses sind (integrierte Prozesse sind hiervon ausgeschlossen, da sie unabhängige und vollwertige Prozesse sind und somit die selbe Berechtigungsstruktur mit einem eigenen verantwortlichen Team usw. besitzen)
4. Können nur ihre persönlich zugewiesenen Aufgaben in Prozesse sehen und bearbeiten/einreichen, sofern sie nicht im verantwortlichen Team des Prozesses sind. Sie sehen jedoch alle anderen Aufgaben des Prozesses und können eine Unterhaltung starten bzw. Dateien hinzufügen, auch wenn sie diese anderen Aufgaben selbst nicht bearbeiten/einreichen können.

Bsp.: Person hat einzelne Aufgabe in einem Prozess und ist nicht im verantwortlichen Team. Diese Person kann zwar alle Aufgaben aus dem Prozess sehen, jedoch nur seine eigene Aufgabe bearbeiten/einreichen. (Personen aus dem verantwortlichen Team können alle Aufgabe sehen und bearbeiten) Zusatzinformation: Externe Teammitglieder können keine Teams anlegen und bearbeiten!   Teamleiter (Teamtyp Abteilung) – Berechtigung wie Teammitglieder plus… Teamleiter von Abteilungen sehen zusätzlich auch Aufgaben ihrer Teammitglieder aus anderen Teams (unabhängig vom Teamtyp) und können diese bearbeiten. –>Bsp.: Teammitglied ist im Abteilungsteam A und im internen Projektteam P. Teamleiter ist nur im Abteilungsteam A. Er kann aber die Aufgaben des Teammitglieds aus Abteilungsteam A und aus dem internen Projektteam P sehen und bearbeiten. Wichtig: Teamleiter der Teamtypen internes/externes Projektteam und Gremium haben nur die Berechtigung wie Teammitglieder   Kurze Ausführung über die Berechtigungsstruktur: Teammitglieder sehen alle Aufgaben Ihres Teams inklusive der Aufgaben des Teamleiters. Dies sorgt für die nötige Transparenz, die in einer modernen Arbeitswelt unabdingbar ist. Außerdem kann ein Mitarbeiter die Auslastung seiner Kollegen sehen, um ggf. gezielt Hilfe einzufordern oder auch Hilfe anzubieten. Teamleiter (in Abteilungsteams) sehen alle Aufgaben Ihrer Teammitglieder, was für die nötige Transparenz sorgt. Wenn Mitarbeiter nicht nur im Team Ihres Vorgesetzten sind, sondern auch in weiteren Teams, sieht der Teamleiter/Vorgesetze auch diese Aufgaben. Das hat den Grund, dass es im Interesse des Teamleiters ist, die Auslastung seiner Mitarbeiter genau zu kennen. So kann er die Arbeit jederzeit effizient steuern und priorisieren. Zudem hat der Teamleiter eines Abteilungsteams die organisatorische Verantwortung für seine Mitarbeiter. Berechtigung für Prozessvorlagen Prozessvorlagen können von jedem Benutzer erstellt werden. Zudem kann jeder Benutzer einen Prozess aus einer Vorlage starten. Um eine Prozessvorlage bearbeiten/löschen zu können, müssen Sie allerdings im verantwortlichen Team der Prozessvorlage sein oder den Prozess selbst erstellt haben. Alle anderen Benutzer können die jeweilige Prozessvorlage nicht bearbeiten/löschen! Hinweis: Es ist ratsam Ihre Teams gut zu durchdenken, da Sie die Berechtigungsstruktur beeinflussen. Hierbei ist es optimal, wenn jeder Mitarbeiter nur in einem einzigen organisatorischen Team/Abteilung (wie es auch der Realität entspricht) Mitglied ist. Alle weiteren Teams, in der dieser Mitarbeiter mitwirkt, sollten der Art „interne/externe Projektteams“ sein. Den Grund hierfür kann man am besten an einem Beispiel verdeutlichen: Wird ein Prozess mit verschiedenen Aufgaben erstellt und einzelnen Personen zugewiesen, sorgt die Plattform für die automatische Mitnahme des zugehörigen Teams (der Art „Abteilung“) dieser Personen. So können notfalls Kollegen desselben Teams die Aufgaben erledigen. Ist eine Person nun in zwei Abteilungsteams vertreten, ist die automatische Zuweisung des richtigen Teams nicht mehr zu hundert Prozent gewährleistet. Projektteams sind hiervon nicht betroffen und werden nur automatisch zugewiesen, wenn ein Mitarbeiter in keinem Abteilungs-Team ist.

1.3 Aufgabenmanagement

Das Aufgabenmanagement ist das Tool für die tägliche Arbeit. Hier werden alle Aufgaben (auch aus Prozessen) angezeigt und bearbeitet bzw. abgeschlossen. Durch Filterungen, Gruppierungen und Dashboards haben Sie immer den Überblick über alle Aufgaben. Die Aufgabenkarten zeigen alle relevanten Informationen auf einen Blick. Sie beinhalten zudem Buttons, die einen schnellen Zugriff auf die Unterhaltung, Dateien und Checkliste einer Aufgabe ermöglichen. (siehe „Aufgaben neu erstellen und bearbeiten“) Des Weiteren werden Ihnen alle neuen Ereignisse hinter dem Benachrichtigungssymbol angezeigt. Klicken Sie auf das Symbol, öffnet sich ein Panel. Die aufgelisteten Ereignisse sind verlinkt und führen Sie zur jeweiligen Stelle des Ereignisses.

1.3.1 Aufgaben für mich

Im Menü „Aufgaben für mich“ werden alle Aufgaben angezeigt, die an Sie zugewiesen sind. Die Standardansicht sind fällige/überfällige und anstehenden Aufgaben

1.3.2 Aufgaben von mir

Die Ansicht „Aufgaben von mir“ bietet Ihnen die Möglichkeit, die von Ihnen erstellten Aufgaben nachzuvollziehen. So wissen Sie immer, welche Aufgaben von Ihren Kollegen für Sie erledigt werden müssen.

1.3.3 Alle Aufgaben

Brauchen Sie eine Übersicht aller Aufgaben, auf die Sie Zugriff haben und berechtigt sind, nutzen Sie das Menü „Alle Aufgaben“. Durch gezieltes Filtern, Gruppieren und die Möglichkeit in die Ansicht „Dashboard“ zu wechseln, haben Sie jederzeit die volle Kontrolle.

1.3.4 Beteiligte Aufgaben

Die „Beteiligten Aufgaben“ listen nur Aufgaben auf, an denen Sie zwar nicht aktiv beteiligt sind, jedoch in einer Unterhaltung erwähnt wurden. Somit können Ihre Kollegen Ihrer Hilfe sicher sein, da Sie diese Aufgaben nicht aus den Augen verlieren.

1.3.5 Erledigte Aufgaben

Alle abgeschlossenen Aufgaben werden in das Menü „Erledigte Aufgaben“ verschoben. Wenn Sie im Nachhinein eine Information aus einer abgeschlossenen Aufgabe benötigen, können Sie hier die jeweilige Aufgabe schnell finden. Die Standardansicht ist in drei Spalten gegliedert: Vorzeitig, Pünktlich, Verspätet.

1.3.6 Karten und Dashboard

Die Kartenansicht ist die eingestellte Standardansicht des Aufgabenmanagements. Hierüber kann man durch Filter und Gruppieren gewünschte Aufgaben schnell finden und per Kanban den Status der Aufgaben ändern oder zwischen Mitarbeitern verteilen. Das Dashboard visualisiert die Anzahl der Aufgaben. Je nach Filterung/Gruppierung ist auf einfache Weise ersichtlich, wie die Auslastung einzelner Mitarbeiter bzw. des Teams allgemein ist. Wählen Sie einen Bereich des Diagramms aus, gelangen Sie direkt in die Kartenansicht und können die gewünschten Änderungen der einzelnen Aufgaben vornehmen.

1.3.7 Aufgaben neu erstellen und bearbeiten

Neue Aufgaben, Genehmigungen und Anfragen erstellen Sie über den Button „Neu“. Dies ist in allen Ansichten des Aufgabenmanagements sowohl auch in einzelnen Teams möglich.

1.3.7.1 Neue Aufgabe

Wenn Sie eine neue Aufgabe erstellen wollen, müssen Sie folgende Felder ausfüllen: Den Titel der Aufgabe, an wen diese Aufgabe zugewiesen werden soll (nur Person!) und das Fälligkeitsdatum. Alle anderen Felder sind optional. Durch „Speichern & schließen“ legen Sie die Aufgabe an.

1.3.7.2 Neue Anfrage

Eine neue Anfrage erfordert einen Titel, ein zugewiesenes Team und ein Zieldatum, bis welches ein Teamleiter die Anfrage akzeptieren oder ablehnen soll. Bei einer akzeptierten Anfrage wird diese zu einer Aufgabe, die der Teamleiter einem seiner Mitarbeiter zuweist. Dateien können zudem direkt in die Anfrage hinzugefügt werden.

1.3.7.3 Neue Genehmigung

Unter Angabe eines Titels, einer zugewiesenen Person und einem Fälligkeitsdatum, erstellen Sie eine neue Genehmigung. Diese Genehmigung kann direkt einer Person oder auch einem Team zugewiesen werden. Wird es einem Team zugewiesen, kriegt der Teamleiter die Genehmigung vorgelegt. Ausnahme: Ist das Team vom Typ „Gremium“, wird die Genehmigung dem gesamten Team vorgelegt, die dann über diese entscheiden müssen.

1.3.8 Aufgaben/Genehmigungen/Umfragen aus Prozessen

Es gibt 3 Aufgabetypen, die in Prozess-Schritten in einer Prozessvorlage verwendet werden. Zugewiesene Personen dieser Aufgaben arbeiten hier mit Felder, die der Prozess-Ersteller in den einzelnen Schritten definiert. Sie bilden die Grundlage für eine reibungslose Informationsbeschaffung und -Verteilung.

1.3.9 Unterhaltung, Dateien und Checkliste

Um alle Informationen an Ort und Stelle zu haben, können Sie direkt in Aufgaben kommunizieren, Dateien hochladen oder Checklisten erstellen. In Prozess-Aufgaben werden zudem die Unterhaltungen und Dateien aggregiert in alle Aufgaben des Prozess aufgelistet. So haben Sie alle Informationen zu einem Prozess stets vorliegen.

1.3.9.1 Unterhaltung

Die Unterhaltung ist einfach strukturiert. Sie wählen Unterhaltung in einer Aufgabe aus und schreiben Ihre Nachricht in das vorgesehene Feld. Auf diese Unterhaltung kann direkt geantwortet werden oder Sie beginnen einfach eine neue. Des Weiteren können sie „Tags“ direkt unter Eingabe von „#Tag….“ verwenden.

1.3.9.2 Dateien

In den Dateien sind alle hinzugefügten Dateien aufgelistet. Wenn Sie „Datei hinzufügen“ auswählen, öffnet sich ein Fenster und Sie können Ihre lokale Dateien per Drag&Drop oder klassisch mit dem Button „öffnen“ hinzufügen. In den erweiterten Optionen „…“ löschen Sie die jeweilige Datei oder fügen eine Beschreibung hinzu. In dieser Beschreibung können Sie wiederum „Tags“ unter Eingabe von „#Tag….“ Verwenden.

1.3.9.3 Checkliste

Die Checkliste ist ein sehr nützliches Tool, um größere Aufgaben in kleinere Unteraufgaben zu unterteilen. Hierfür erstellen Sie für sich selbst Unteraufgaben, indem Sie „Neues Checklist Objekt“ auswählen und den Titel der Unteraufgabe angeben. Sie können aber auch erstellte Unteraufgaben in der Checkliste an andere Personen zuweisen. Sie geben einfach den Namen der Person und das Fälligkeitsdatum an, nachdem Sie die erweiterten Optionen „…“ und „Aufgabe erstellen“ ausgewählt haben. Diese Unteraufgabe ist nun mit Ihrer Aufgabe verknüpft. Wenn Sie die Unteraufgabe öffnen, merken Sie, dass sich diese genau so verhält, wie alle anderen Aufgaben auch. Der einzige Unterschied ist, dass keine zweite Checkliste erstellbar ist. Mit dieser Funktion können Sie kleinere Projekte definieren und strukturiert bearbeiten. Zudem ist die Checkliste in Prozessen nützlich, um auch aus Prozess-Aufgaben flexibel Aufgaben erzeugen zu können.

1.3.10 Filter

Mit dem Filter können Sie die Aufgaben anzeigen, die akut für Sie relevant sind. Das erleichtert Ihnen die Suche und hilft bei der Organisation der Arbeit. Der Filter funktioniert auch in Verbindung mit dem Dashboard!

1.3.10.1Fälligkeit

Der Filter „Fälligkeit“ unterscheidet zwischen „Fällig und überfällig“ und „Anstehend“. Beispiel: Wenn Sie wissen wollen, welche Aufgaben in Ihrem Team anstehen, wählen Sie „Alle Aufgaben“ im Menü und setzen den Filter auf „Anstehend“.

1.3.10.2Art

Es gibt verschiedene Arten von Aufgaben, die im Folgenden aufgelistet und erklärt sind:

Aufgabe

Dieser Filter zeigt alle Aufgaben und Unteraufgaben je nach dem in welchem Aufgabenmenü Sie sich gerade befinden. Hiervon ausgeschlossen sind Prozess-Aufgaben, die einen separaten Filter haben.

Prozess Hauptaufgabe

Filtern Sie nach den „Prozess Hauptaufgaben“ erhalten Sie die übergeordnete Aufgabe einer Prozess Aufgabe. Eine Prozess Hauptaufgabe bietet lediglich eine Zusammenfassung der tatsächlichen Prozess Aufgabe.

Prozess Aufgabe

Die Filterung „Prozess Aufgabe“ zeigt Ihnen die Aufgaben, die automatisch aus einem Prozess generiert wurden.

Prozess Unteraufgabe

„Prozess Unteraufgaben“ sind Aufgaben, die in der Checkliste in einer „Prozess Aufgabe“ angelegt und zugewiesen wurden.

Hauptgenehmigung

Die Hauptgenehmigung ist die Zusammenfassung einer erstellten Genehmigung bzgl. ihrer zugewiesenen Personen. So können Sie schnell überblicken, wer eine Genehmigung zugestimmt oder abgelehnt hat.

Genehmigung

Filtern Sie nach „Genehmigung“, erhalten Sie alle zu bearbeitenden Genehmigungen.

Prozess Hauptgenehmigung

Eine „Prozess Hauptgenehmigung“ ist identisch zu einer einfachen Hauptgenehmigung. Diese wurde lediglich durch einen Prozess erzeugt.

Prozess Genehmigung

Filtern Sie die „Prozess Genehmigungen“ erhalten Sie alle Genehmigungen, die aus einem Prozess stammen.

Anfrage

Wenn Sie wissen möchten, welche Anfragen noch ausstehen oder schon bearbeitet wurden, filtern Sie nach den „Anfrage“.

Prozess Hauptumfrage

Eine „Prozess Hauptumfrage“ fasst das Ergebnis einer Umfrage zusammen, die von mehreren Personen durchgeführt wurde.

Prozess Umfrage

Die „Prozess Umfragen“ sind die zu bearbeitende Umfrage, die für Prozesse gebraucht wird.

1.3.10.3 Status

Die Status sind: Nicht begonnen, Zurückgestellt, In Bearbeitung, Wartet auf jemand und Abgeschlossen. Je nach dem welche Aufgaben Sie interessieren, wählen Sie Ihren Filter aus.

1.3.10.4 Zugewiesen an

Zeigen Sie die Personen an, die von Ihnen eine Aufgabe zugewiesen bekommen haben. Auch Aufgaben aus Prozessen, die von Ihnen gestartet wurden, werden durch diesen Filter berücksichtigt.

1.3.10.5 Zugewiesen von

Die Aufgaben, die von anderen Personen an Sie zugewiesen wurden, können Sie granular durch den Filter „Zugewiesen von“ darstellen.

1.3.10.6 Teams

Wählen Sie diesen Filter, wenn Sie Aufgaben in Bezug zu einzelnen Teams interessieren.

1.3.10.7 Prozesse

Dieser sehr nützliche Filter zeigt Ihnen alle Aufgaben, die aus einem Prozess erstellt wurden. Somit haben Sie eine Übersicht, welche Aufgaben in welchem Prozess erledigt werden müssen, damit dieser weiterlaufen kann.

1.3.11 Gruppieren

Um die Ansicht des Aufgabenmanagements zu ändern, können Sie folgende Gruppierungen einstellen.

1.3.11.1 Fälligkeitsdatum

Die Gruppierung „Fälligkeitsdatum“ zeigt zwei Spalten mit den Gruppen „Fällig und überfällig“ und „Anstehend“.

1.3.11.2 Status

Der Status sortiert Aufgaben in die fünf Spalten „Nicht begonnen“, „in Bearbeitung“, „Abgeschlossen“, „Wartet auf jemand“ und „Zurückgestellt“. Sie können Aufgaben per Drag&Drop in die verschiedenen Spalten ziehen. (Ausnahme sind Prozess-Aufgaben, die nicht in die Spalte „Abgeschlossen“ verschoben werden können. Diese müssen nämlich bearbeitet und eingereicht werden, damit der Prozess weiterlaufen kann)

1.3.11.3 Zugewiesen an

Vor allem Teamleiter (aber auch für Teammitglieder) können mit dieser Gruppierung einen schnellen Überblick über die Aufgaben aller Personen in Ihrem Team bekommen. Durch Drag&Drop-Funktionalität können Sie schnell Arbeitslast verteilen und überwachen. Schauen Sie sich hierzu auch das Dashboard in Verbindung mit dieser Gruppierung an.

1.4 Projekte

Unsere Anwendung kennt 2 Arten von Projekten: Das agile und klassische Projekt (das klassische Projekt ist noch in Arbeit). Ist das Ziel eines Projektes einigermaßen klar, der Weg dahin aber ziemlich komplex und nicht sofort zu 100% planbar, ist ein agiles Projekt genau das richtige Vorgehen. Denn Sie planen hier in relativ kurzen Abständen, brechen die Komplexität in Aufgaben herunter und können auf unvorhersehbare Probleme/Anforderungen/Änderungen flexibel reagieren. Nachfolgend werden die Funktionen und das Arbeiten im agilen Projekt erläutert. Darauffolgend wird die Navigation der Untermenüpunkte „Meine Projekte“, „Beteiligte Projekte“, „Alle Projekte“ und „Abgeschlossene Projekte“ erklärt.

1.4.1Agiles Projekt

Um ein agiles Projekt zu erstellen, gehen Sie in ein Untermenü der Projekte und klicken Sie oben links auf „Neu“. Das Projekt-Panel öffnet sich. Geben Sie hier dem Projekt einen Namen, fügen eine Beschreibung hinzu und definieren ein Projektteam, welches das Projekt bearbeitet. Sobald Sie den Projekttyp „Agil“ ausgewählt haben, erscheinen die Felder „Sprintdauer“ und „Anzahl der Sprints“. Geben Sie hier die gewünschte Sprintdauer an (bei angelegten Projekten kann die Dauer einzelner Sprints verändert werden) und die voraussichtliche Anzahl der Sprints (es können im Nachhinein weitere Sprints hinzugefügt werden). Geben Sie nun ein Startdatum für das Projekt an und wählen Sie „Speichern/Schließen“ im Panel oben links. Hinweis: Sobald Ihr Projekt laut Startdatum startet, sollten Sie den Status des Projektes im Panel auf „In Bearbeitung“ setzen. Sobald der letzte Sprint abgeschlossen und das Projekt damit beendet ist, denke Sie daran, den Status des Projektes auf „Abgeschlossen“ zu setzen. Nur dann ordnet sich das Projekt unter die „abgeschlossenen Projekte“ ein und kann nicht mehr verändert werden. (falls sie versehentlich ein Projekt abschließen, können Sie es über den Status wieder öffnen)

1.4.1.1 Neue Sprints, Backlogs und Aufgaben anlegen

Nun werden Sie direkt in die Projektübersicht weitergeleitet und können direkt loslegen. Erstellen Sie neue Backlogs unter „Neu“ mit den Anforderungen und User Stories und weisen diese einem Sprint zu. Daraufhin können Sie die daraus abgeleiteten Aufgaben (Button „Neue Aufgabe“) erstellen und mit den Backlogs verlinken. Wissen Sie noch nicht, wann genau Sie welche Backlogs/Aufgaben Sie einplanen möchten, weisen Sie diese vorerst dem „Produkt-Backlog“ zu. Die Backlogs und Aufgaben, die dem „Produkt-Backlog“ zugewiesen oder „Entfernt“ wurden, werden nicht im Aufgabenmanagement angezeigt. Hier sind tatsächlich nur die Backlogs/Aufgaben, die in einem Projekt eingeplant sind. Die jeweiligen Backlogs/Aufgaben können Sie also nur im Projektmanagement sehen. Möchten Sie neue Sprints hinzufügen, wählen Sie „Neu“ und „Neuer Sprint“. Das Projektpanel öffnet sich im Menüpunkt Sprints und ein neuer Sprint wird automatisch angezeigt. Mit den Haken fügen Sie den neuen Sprint hinzu.

1.4.1.2 Bearbeiten

Projekt, Sprints und Team Das DropDown-Menü „Bearbeiten“ beinhaltet „Projekt“ und „Sprints“, die beide in das Projektpanel verlinken, sodass Sie beides dort bearbeiten können. Wählen Sie „Team aus“ öffnet sich das Teampanel, in dem Sie neuen Mitglieder zum Team hinzufügen oder entfernen können. Planung Endet ein Sprint, fängt ein neuer an. Das bedeutet auch, dass der alte Sprint bereinigt und/oder der anstehende Sprint final geplant werden muss. Nutzen Sie hierfür die Aufgabenliste, indem Sie „Planung“ auswählen. In der linken Spalte ist hier immer der aktuelle Sprint zu sehen, auf der rechten der nächste, der beginnt. Per Drag&Drop können Sie einfach einzelne Elemente dem nächsten Sprint zuweisen. (Klicken Sie auf ein Backlog/Aufgabe, drücken und halten daraufhin STRG und klicken auf weitere Backlogs/Aufgaben, können Sie mehrere Elemente gleichzeitig verschieben) Sie können die einzelnen Spalten ändern, um bspw. weitere Sprints zu planen oder auch Backlogs/Aufgaben aus dem „Produkt-Backlog“ bzw. entfernte Backlogs/Aufgaben aus „Entfernt“ zu verschieben. In der Liste selbst sind die einzelnen Aufgaben zu den zugehörigen Backlogs sortiert. Dabei können Backlogs in zwei verschiedenen Sprints zu sehen sein. Das liegt daran, dass es in diesen beiden Sprints verschiedene Aufgaben zum selben Backlog gibt. Das Backlog hat dennoch die Zuweisung zu einem einzigen Sprint.

1.4.1.3 Dashboard

Je nach dem in welchem Sprint oder ob Sie sich gerade in der Übersicht des Prozesses befinden, zeigt das Dashboard unterschiedliche Zahlen in den Diagrammen an. Aus einem Sprint heraus beziehen sich die Daten direkt auf den jeweiligen Sprint. Befinden Sie sich in der Übersicht, beziehen sich die Daten auf das gesamte Projekt. Die Diagramme sind klickbar und verlinken immer genau an die richtige Stelle.

1.4.1.4 Filtern und Gruppieren

Hier funktioniert alles gleich, wie auch im Aufgabenmanagement. Die Standard-Ansichten variieren jedoch, je nach dem wo man sich befindet. Befindet man sich in einem Sprint ist die Ansicht auf „Status“ eingestellt. In der Übersicht sehen Sie wieder alle Sprints in den einzelnen Spalten. Das „Produkt-Backlog“ und „Entfernt“ ist nach „Zugewiesen an“ gruppiert.

1.4.2Navigation der Untermenüpunkte der Projekte

In „Meine Projekte“ finden Sie alle Projekte, die Sie selbst erstellt haben. In den „Beteiligten Projekten“ sehen Sie die Projekte, in denen Sie im Projektteam und Ihnen Backlogs/Aufgaben zugewiesen sind. „Alle Projekte“ beinhaltet „Meine Projekte“ und „Beteiligte Projekte“. In den abgeschlossenen Projekten sehen Sie alle Projekte, die abgeschlossen sind. Diese sind unveränderbar und können hier nachvollzogen werden. Die Projektlisten zeigen Ihnen einige Daten zu den Projekten. Sie können den Fortschritt sehen, in welcher Phase sich ein Projekt befindet und welches Team das Projekt bearbeitet. Zudem sehen Sie wann ein Projekt startet und wann es voraussichtlich enden wird. Die letzte Spalte zeigt, ob ein Projekt vom Typ „Agil“ oder „Klassisch“ ist.

1.4.3 Berechtigungen

Unser Berechtigungskonzept zieht sich auch hier durch: Alle Personen aus dem Projektteam haben Zugriff auf alle Backlogs und Aufgaben. (vgl. hierzu die Berechtigungen eines prozessverantwortlichen Teams) Das schafft die nötige Transparenz, um erfolgreich in einem agilen Projekt zu arbeiten.

1.5 Prozesse

Unter den Prozessen werden alle laufenden Prozessinstanzen, die aus den Vorlagen gestartet wurden, aufgelistet. Die einzelnen Untermenüpunkte beinhalten Ordner, die den Namen der Prozessvorlagen tragen. Hinter den Ordnern verbergen sich die laufenden Prozessinstanzen in Listenform.

1.5.1 Prozesslisten

Die Prozessliste hat neun Standardspalten: Die ID des Prozesses, den gegebenen Namen, den aktuellen Fortschritt, der aktuelle Schritt im Prozess, Erstellt von (Person, die den Prozess gestartet hat), Erstellt am, Geplantes Enddatum, Aktuelles Enddatum und Version der Prozessvorlage. Wenn Sie einen Prozess auswählen, gelangen Sie in eine Baumübersicht (laufende Prozessinstanz). Hier sehen Sie, welche Schritte bereits abgeschlossen sind und an welchem Schritt der Prozess sich derzeit befindet. Sie können zudem einzelne Schritte öffnen, um die Informationen und Daten der Schritte/Aufgaben zu sehen.

1.5.1.1 Meine Prozesse

Hier finden Sie alle Prozesse, die von Ihnen gestartet wurden (Sie also Ersteller sind). Wenn Sie eine Prozessvorlage auswählen und das Startformular ausfüllen, werden Sie immer automatisch in „Meine Prozesse“ und in den jeweiligen Prozess-Ordner geleitet.

1.5.1.2 Beteiligte Prozesse

Unter den beteiligten Prozessen werden die laufenden Prozesse aufgelistet, in denen Ihnen mindestens eine Aufgabe zugewiesen wurden. Werden Sie in einer Aufgabe eines Prozesses erwähnt, wird dieser Prozess auch bei den beteiligten Prozessen aufgeführt. Des Weiteren finden Sie hier laufende Prozesse, in denen Ihr Team verantwortlich ist.

1.5.1.3 Alle Prozesse

In dem Untermenü „Alle Prozesse“ werden alle Prozesse gelistet, die Sie gestartet haben, Ihnen Aufgaben zugewiesen oder in einer Unterhaltung erwähnt wurden. Des Weiteren finden Sie hier laufende Prozesse, in denen Ihr Team verantwortlich ist.

1.5.1.4 Abgeschlossene Prozesse

Die abgeschlossenen Prozesse archivieren alle Prozesse, in denen Sie in irgendeiner Form mitgewirkt haben. (siehe „Meine Prozesse“, „Beteiligte Prozesse“, „Alle Prozesse“)

1.5.2 Dashboard

Das Dashboard erleichtert Ihnen den Arbeitsalltag, indem es die wichtigsten Informationen der einzelnen Prozesse visuell darstellt. Durch die Verknüpfung mit den Prozessen in Listenform, gelangen Sie direkt an die Stellen der einzelnen Prozesse, die Sie akut interessieren. Das Dashboard ist für die vier Prozess-Menüs verfügbar und unterteilt sich nach „Prozessinstanzen“ und „Prozess-Abweichung (%)“.

1.5.2.1 Prozessinstanzen

Das Dashboard „Prozessinstanzen“ zeigt alle laufenden Prozesse aggregiert in einem Balken. Auf der x-Achse ist der Name der Prozessvorlage, aus der der Prozess gestartet wurde. Die y-Achse zeigt die Anzahl der laufenden Prozesse aus der jeweiligen Vorlage. Wählen Sie einen Balken aus, gelangen Sie in ein zweites Diagramm, welches die einzelnen Schritte zeigt, in denen sich die laufenden Prozesse einer Vorlage befinden. Wenn Sie nun einen Schritt auswählen, landen Sie in einer Liste, die die Prozesse auflistet, die sich im selben Schritt befinden. (Bedenke: Immer aus derselben Vorlage!)

1.5.2.2 Prozess-Abweichung (%)

Um nun einen zeitlichen Bezug zu berücksichtigen, verwenden Sie das Dashboard „Prozess-Abweichung (%)“. So entgehen Ihnen keine Verzögerungen von Prozessen, die eine hohe Priorität haben. Auf der x-Achse stellt das Diagramm die zeitliche Verzögerung/ den Vorsprung in Prozent dar. Diese wird durch das „Aktuelle Enddatum“ und dem „Geplanten Enddatum“ ermittelt. Auf der y-Achse befindet wiederum die Anzahl der Prozesse. In der Legende sind die Prozessvorlagen (aus denen die einzelnen Prozesse gestartet wurden) mit einer zugehörigen Farbe aufgelistet. Diese Farbe findet sich in den einzelnen Balken wieder, je nach dem welcher Prozess welche Verzögerung/welchen Vorsprung hat. Beispiel Kundenservice-Prozess: Die Prozessvorlage heißt „Servicedesk“, bei dem Kundenanfragen bearbeitet werden. Nun gibt es 8 laufende Prozesse aus dieser Vorlage. Diese 8 Prozesse haben jeweils einen verschiedenen Stand und eine Abweichung zu dem ursprünglich geplanten Enddatum. Somit reihen sich diese 8 Prozesse mit der Farbe der Servicedesk-Vorlage in die Balken ein, welche die Verzögerung/Vorsprung des jeweiligen Prozesses entspricht. Haben mehrere Prozesse der gleichen Vorlage die identische Abweichung, werden diese in einem Balken aggregiert. Wenn Sie nun an Prozessen einer bestimmten Abweichung interessiert sind, wählen Sie einfach den Teilbereich des jeweiligen Balkens aus. Sie gelangen zu diesen Prozessen in Listenform und können sich diese einzeln anschauen.

1.5.3 Prozess neu starten

Wenn Sie einen neuen Prozess aus einer Prozessvorlage starten möchten, können Sie entweder in die Prozessvorlagen schauen oder Sie navigieren zu „Prozesse“ (Meine, Beteiligte, Alle, Abgeschlossene), wählen einen Prozessordner und klicken dort oben links auf „Neu“. Das Startformular des jeweiligen Prozesses öffnet sich und Sie können diesen direkt starten. In den Menüs der Prozessvorlagen können Sie Prozesse starten, indem Sie eine Prozessvorlage auswählen. Hier können Sie auch Prozessvorlagen bearbeiten oder eine alte Version auswählen, wenn Sie auf das “…” neben dem Vorlagenamen klicken. Über die Suche oben, finden Sie schnell Ihre benötigte Prozessvorlage. Hinweis: Sie können Dateien beim Starten eines Prozesses initial hinzufügen. Wenn es sich um Bilder handelt, können Sie dieses optional als „Prozessbild“ einstellen. In der Prozessliste wird dieses Bild dann neben dem Prozessnamen angezeigt. (Hilfreich u.A. für Reklamationsprozesse)

1.6 Prozessvorlagen

Die Prozessvorlagen beinhalten unterschiedliche Ansichten für alle Vorlagen, die in Ihrem Unternehmen vorhanden sind. Sie sind in eine „Prozesslandschaft“, in „End2End-Prozesse“, in „Nach Team“ und in “Favoriten” unterteilt. In das Menü „Favoriten“ können Sie Ihre favorisierten Prozessvorlagen hinterlegen, indem Sie den Stern neben dem jeweiligen Prozessvorlagennamen markieren. In den verschiedenen Menüs haben Sie die Möglichkeit nach einem Standort zu filtern. (Nicht im Menü „Favoriten“) Wenn Sie den Button „Neu“ auswählen, gelangen Sie direkt in den „Prozess-Designer“. Dieser ermöglicht Ihnen es auf einfache Art und Weise Prozessvorlagen selbst zu erstellen, zu veröffentlichen und damit dem Unternehmen zur Verfügung zu stellen.

1.6.1 Prozesslandschaft

Die Prozesslandschaft ist in verschiedene Organisationseinheiten/Abteilungen unterteilt. Somit finden Sie schnell den Prozess, den Sie benötigen und starten möchten. Beispiel: Sie möchten einen Onboarding-Prozess starten, um einen Mitarbeiter einzustellen. Unter der Abteilung „Personalwesen“ finden Sie alle Prozesse, die von der Personalabteilung verantwortet werden bzw. die ihr zugehörig sind. Also wählen Sie den Onboarding-Prozess, füllen das Startformular aus und reichen es ein. Der Prozess ist damit gestartet und wird per Definition bearbeitet. Nach dem Start gelangen Sie in das Untermenü Meine Prozesse, wo Sie den Prozess verfolgen können. Wenn Sie die Bezeichnungen der Prozesslandschaft ändern möchten, schauen Sie in „Prozesslandschaft“ in der Verwaltung.

1.6.2 End2End-Prozesse

Die End2End-Prozesse sind Prozessvorlagen, die abteilungsübergreifend ablaufen. Oftmals sind es auch solche, die vom Kunden initiiert wurden und dem Kunden nach Prozessabschluss ein Ergebnis liefern (allgemein ausgedrückt). Diese Prozessvorlagen werden immer auch in der „Prozesslandschaft“ und in „Nach verantwortlichem Team“ auftauchen, da jeder! Prozess einem Prozesstypen (Prozesslandschaft) und einem verantwortlichen Team zugewiesen werden muss. Wenn Sie die Bezeichnungen der End2End-Prozesse ändern möchten, schauen Sie in „End2End Prozesse“ in der Verwaltung.

1.6.3 Nach Team

Hier werden alle Prozessvorlagen in Ordnern ihrer verantwortlichen Teams sortiert. Wenn Sie also lediglich wissen, welches Team die Prozessvorlage verantwortet, die Sie benötigen, werden Sie hier schnell fündig.

1.6.4 Prozessvorlage neu erstellen

Um eine neue Prozessvorlage zu erstellen, wählen Sie „Neu“ in einer der drei oben genannten Untermenüs aus. Sie gelangen in den Prozess-Designer und sehen einen „Start-Schritt“. Öffnen Sie diesen mit dem Symbol „…“. Ein erstes Feld ist standardmäßig eingestellt: Das „Titel-Feld“ mit der Feld-Einstellung „Erforderlich“ und als „Namensgebend“. Erklärung: Das Titelfeld als Namensgebendes Feld verlangt von einer Person, die diesen Prozess startet, einen Titel für den gesamten Prozess anzugeben. Dieser wird in der oben beschriebenen Prozessliste als Name angezeigt, um die verschiedenen Prozesse aus einer Prozessvorlage zu unterscheiden. Erfassen Sie im Startformular die Felder, die sie unbedingt! benötigen, damit ein Prozess gestartet werden kann. Beispiel: Prozessvorlage „Helpdesk“ der IT Ein Mitarbeiter hat ein technisches Problem und möchte Hilfe bei der IT anfragen. Hierzu nutzt er die Prozessvorlage „Helpdesk“ derselben. Wenn das Startformular nun kein Feld besitzt, dass der Mitarbeiter nutzen kann, um sein Problem zu beschreiben, fehlt der IT eine wichtige Information, um das Problem zu lösen. Somit sollte die IT ihr Startformular so gestalten, dass sie alle Informationen bekommen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Hinweis: Felder, die schon einmal gepflegt wurden, werden Ihnen in einer Dropdown-Liste angeboten, sobald Sie die ersten Buchstaben eingeben. Wurde dieses Feld noch nicht gepflegt, können Sie es direkt neu erstellen und müssen nicht in die Verwaltung der Felder.

1.6.4.1 Schritte

Wenn Sie den „Start-Schritt“ mit den benötigten Feldern konfiguriert haben, können Sie zum eigentlichen Prozessablauf übergehen. Hierzu gibt es vier Schritte, mit denen Sie alle Ihre Prozessvorlagen designen können. Wählen Sie hierzu das Symbol „+“ aus. Diese Schritte generieren im Prozessverlauf die verschiedenen Aufgaben für die zugewiesenen Personen/Teams. Die Aufgaben werden im Aufgabenmanagement dargestellt, können aber auch direkt im laufenden Prozessbaum des jeweiligen Prozesses geöffnet werden. Standart-Werte: Für alle Felder des Startschritts und der weiteren Schrittarten können Standart-Werte definiert werden. Hierfür ist hinter dem „…“ neben einem Feld der Button „Standard-Wert hinzufügen“. Ein Dialog mit den jeweiligen Felder eines Feldtyps öffnet sich, in denen Sie die Standard-Werte eingeben können. Diese werden dann bspw. beim Start eines Prozesses direkt im Startformular angezeigt. (So können Sie u.a. Dokumente in einem Dokumentenfeld bei jedem Prozessstart initial hinterlegen) Hinweis: Alle Schritte könne auch direkt auf der Schritt-Karte im Prozessbaum bearbeitet werden. Jedoch ist dies nur für den Titel der Aufgaben, die Dauer und die Zuweisung möglich. Um Schritte vollumfänglich zu definieren, müssen Sie jedoch den Schritt über den „…“- Button auf der Schritt-Karte öffnen.

1.6.4.1.1 Aufgabe mit Daten

Der Schritt „Aufgaben mit Daten“ erzeugt automatisch eine Aufgabe, die die im Schritt zugewiesen Person/Team bearbeiten muss. Hierzu werden die Felder, die im Schritt erfasst worden sind, in der Aufgabe dargestellt. Der zugewiesene Mitarbeiter muss diese Felder ausfüllen, um die Aufgabe „einzureichen“. Der Prozess läuft nach dem „Einreichen“ in den nächsten definierten Schritt.

Titel / Dauer / Beschreibung

Der Titel und die Dauer eines Schrittes sind standardmäßig Pflichtfelder. Um die Mess-, Plan- und Steuerbarkeit zu gewährleisten, ist es erforderlich die Dauer so genau wie möglich anzugeben. Es ist auch möglich die Dauer 0 Tage einzustellen. Der Titel wird der zugewiesenen Person in seiner Aufgabe im Aufgabenmanagement angezeigt, weshalb dieser aussagekräftig sein sollte. Die Beschreibung der Aufgabe ist zwar kein Pflichtfeld, jedoch ist es äußerst ratsam diese exakt wie möglich zu formulieren. Sie können hier nämlich Arbeitsanweisungen und wichtige Hinweise für eine Aufgabe hinterlegen.

Person oder Team

Das Feld „Person oder Team“ bestimmt die Zuweisung der Prozess-Aufgabe. Weisen Sie die Aufgabe einem Team zu, bekommt der Teamleiter diese Aufgabe vorgelegt. Tragen Sie eine Person in das Feld, bekommt diese die Aufgabe. Hierbei wird automatisch das organisatorische Team der jeweiligen Person hinzugefügt. Hinweis: Der Prozess-Initiator (Person, die den Prozess startet) ist standardmäßig verfügbar. Geben Sie „Prozessinitiator“ in das Zuweisungsfeld Person/Team ein, wird dieser automatisch hinzugefügt und die Aufgabe zugewiesen. Hinweis: Es gibt auch die Möglichkeit eine Person dynamisch hinzuzufügen. Nehmen wir hierzu an, dass in einem vorherigen Schritt ein Personenfeld (siehe Feldtyp „Person“ und „Feld/Frage und Feld Einstellung“) definiert wurde. Dieses Personenfeld können Sie nun in den darauffolgenden Schritten in der Zuweisung „Person oder Team“ verwenden. Beispiel: Der Prozess „Urlaubsantrag“ ist sehr universell und unterscheidet sich innerhalb des Unternehmens kaum. Aus diesem Grund wird die Prozessvorlage von allen Mitarbeitern genutzt. Dies wäre jedoch nicht möglich, wenn bei Prozess-Erstellung nur eindeutige Personen und Teams zuweisbar wären. Also definieren Sie bspw. im Startformular ein Personenfeld, welches vom Antragssteller (Person, die den Prozess startet) ausgefüllt werden muss. Das Feld heißt in dem Fall „Vorgesetzter“. Dieses Personenfeld tragen Sie nun im nächsten Genehmigungs-Schritt in die Zuweisung „Person oder Team“ ein. Füllt der Antragsteller nun das Startformular mit dem Namen seines Vorgesetzten aus, bekommt dieser eine Genehmigung vorgelegt, um den Urlaubsantrag zu genehmigen. So können Sie jede Prozessvorlage dynamisieren, wenn dies notwendig ist.

Rolle

In der Anwendung sind schon einige Rollen vorhanden. Um neue Rollen anzulegen, schreiben Sie einfach die Rolle in das Feld und wählen „Neue Rolle“ aus (Sie können neue Rollen auch in der Verwaltung unter Rollen anlegen). Rollen sind wichtig, um nachzuvollziehen, mit welchem Hintergrund eine Person eine Aufgabe erledigt. Die Rollen werden zudem bei Genehmigungen und Umfragen zu den jeweiligen Bearbeitern hinzugefügt. Ausblick: Auch in Bezug auf KI sind Rollen ein wichtiges Element, da die Plattform auf dieser Grundlage zukünftig Aufgaben selbstständig bearbeiten kann.

Neue Regeln

Mit Regeln beeinflussen Sie den Ablauf von Prozessen. Oftmals entscheidet sich im Laufe eines Prozesses, ob eine Aufgabe bearbeitet werden muss oder nicht. Wenn Sie also eine Regel festlegen, wird die jeweilige Aufgabe nur erstellt und zugewiesen, wenn diese Regel auch zutrifft. Ansonsten wird der jeweilige Schritt übersprungen. Sie können Regeln auf alle Feldtypen verwenden. Diesbezüglich werden Ihnen die verfügbaren Felder, Vergleichsoperatoren und sogar (bei Auswahlfeldern) eine Dropdown-Liste angeboten. Dies erleichtert die Regeldefinition enorm.

Feld/Frage und Feld Einstellung

Felder ermöglichen es, strukturiert die Informationen abzufragen, die für den Prozess und damit die Wertschöpfung notwendig sind. Dadurch werden unnötige Rückfragen vermieden und effizientes Arbeiten ermöglicht. Wenn Sie ein Feld in einem Schritt/im Startformular hinzufügen, können Sie dieses Feld im gesamten Prozess verwenden. Beispiel Prozess „Account anlegen“: Ein Mitarbeiter startet den Prozess „Account anlegen“ der IT. Hierfür muss er das Startformular mit seinen Feldern ausfüllen (Name des Mitarbeiters, Abteilung, benötigte Accounts, usw.). Der zugewiesene Mitarbeiter der IT braucht diese Informationen, um seine Aufgabe Accounts anzulegen zu erfüllen. Somit müssen die Felder des Startformulars bei der Prozess-Erstellung auch im Schritt „Aufgaben mit Daten“ für diesen Mitarbeiter angelegt werden (und zwar als „Schreibgeschützt“).

Abschnitte hinzufügen

Abschnitte im Schritt „Aufgaben mit Daten“ haben die Funktion, umfangreiche Aufgaben zu strukturieren. Sie können den einzelnen Abschnitten Namen geben, um dem zugewiesenen Mitarbeiter eine bessere Übersicht innerhalb seiner Aufgabe zu geben. Aus diesem Grund empfiehlt es sich Abschnitte hinzuzufügen und aussagekräftige Namen zu geben. Des Weiteren können Abschnitte inklusive ihrer Felder kopiert, gelöscht und in der Reihenfolge verschoben werden. Hierfür nutzen Sie die Icons rechts neben dem Namen der Abschnitte.

1.6.4.1.2 Genehmigung

Mit einem Genehmigungsschritt fordern Sie von einer definierten Person, dem Teamleiter eines Teams oder einem Gremium eine Entscheidung ein. Der Ausgang der Genehmigung („Genehmigen“/“Ablehnen“) kann in drei verschiedene Pfade führen: Der negative Pfad, indem der Prozess beendet ist oder weitere Schritte folgen können, der „undecided“-Pfad, der bei einem Unentschieden weitere Schritte erfordert oder der Hauptpfad, falls die Genehmigung positiv entschieden wird. Ein Genehmigungsschritt hat eine weitere Besonderheit: Haben Sie einen Service/Prozess in Ihren übergreifenden Prozess integriert, können Sie anhand der Genehmigung eine Wiederholungsschleife des integrierten Services/Prozesses herbeiführen. (siehe „Wiederholung integrierter Prozesse“)

Titel / Dauer / Beschreibung

Der Titel und die Dauer sind Pflichtfelder. Der Titel sollte so aussagekräftig und die Dauer so genau wie möglich sein. Es ist auch möglich die Dauer 0 Tage einzustellen. In der Beschreibung hinterlegen Sie allgemeine Details, die wichtig für die Entscheider sind.

Verhalten

Mit der Einstellung „Verhalten“ geben Sie vor, was geschehen soll, wenn verschiedene Personen unterschiedlich entscheiden. Hierfür gibt es 5 verschiedene Möglichkeiten:

• Erste Entscheidung gilt à Die erste Person, die eine Entscheidung getroffen hat, gewinnt und der Prozess läuft entweder in den negativen Pfad oder bei positiver Entscheidung in den nächsten Schritt des Hauptpfades.
• Mehrheitsentscheidung erforderlich à Die Mehrheit entscheidet, ob Genehmigung positiv oder negativ ausfällt. Bei Gleichstand läuft der Prozess in den „undecided“-Pfad.
• Einstimmigkeit erforderlich à Die Entscheidung muss einstimmig getroffen werden. Falls dies nicht erfolgt, läuft der Prozess in den „undecided“-Pfad.
• Alle entscheiden – mehrheitlich à Alle Personen, denen der Genehmigungsschritt zugewiesen wurde, müssen eine Entscheidung treffen. Selbst dann, wenn schon feststeht, wie das Ergebnis der Genehmigung ausfallen wird. Das Ergebnis resultiert aus einer Mehrheitsentscheidung.
• Alle entscheiden – einstimmig à Alle Personen, denen der Genehmigungsschritt zugewiesen wurde, müssen eine Entscheidung treffen. Selbst dann, wenn schon feststeht, wie das Ergebnis der Genehmigung ausfallen wird. Das Ergebnis resultiert aus der Prüfung auf Einstimmigkeit.

Hinweis: Entscheidungen, die in einer ersten Genehmigung getroffen wurden, können Sie in der nächsten Genehmigung einsehen. Hierfür klicken Sie einfach das Symbol neben den Buttons „Genehmigen“/“Ablehnen“ in der Genehmigungsaufgabe.

Person/Team

Im Grunde funktioniert die Zuweisung der Genehmigungs-Aufgabe wie bei dem Schritt „Aufgabe mit Daten“ (Person oder Team). Der Unterschied ist, dass Sie nicht zwangsläufig Felder definieren müssen. Über die Schaltfläche „+ Person oder Teams hinzufügen“ können Sie mehrere Personen/Teams die Genehmigung zuweisen. Wird die Genehmigung an ein Gremium-Team zugewiesen, muss jeder dieses Teams über die Genehmigung entscheiden. Wird sie an ein Team eines anderen Teamtypens zugewiesen, wird sie dem Teamleiter des jeweiligen Teams vorgelegt. Hinweis: Der Prozess-Initiator (Person, die den Prozess startet) ist standardmäßig verfügbar. Geben Sie „Prozessinitiator“ in das Zuweisungsfeld Person/Team ein, wird dieser automatisch hinzugefügt und die Aufgabe zugewiesen.

Rolle

Die Wichtigkeit der „Rolle“ ist in dem Absatz Rolle (Aufgabe mit Daten) beschrieben. Sie ist in einer Genehmigung nützlich, damit Sie ohne Umwege erkennen, wer mit welchem Hintergrund eine Genehmigung bewilligt oder ablehnt.

Neue Regel

Regeln können in einer Genehmigung sowohl auf Personen/Team – Ebene als auch auf Feldebene definiert werden. Trifft eine Regel auf Personen/Team – Ebene nicht zu, wird die Genehmigung der jeweiligen Person/Team nicht zugewiesen. Trifft die Regel auf Feldebene nicht zu, wird das jeweilige Feld nicht in der Genehmigung angezeigt. Dies hat den Nutzen, dass im Prozess nicht nötige Informationen auch nicht gefordert werden.

Feld/Frage und Feld Einstellung

Siehe „Aufgaben mit Daten – Feld/Frage und Feld Einstellung“.

Abschnitte hinzufügen

Wenn Sie in einer Genehmigung Felder hinzufügen möchten, damit vorherige Daten als Grundlage für die Entscheidung dargestellt werden oder der/die Entscheider zusätzliche Informationen erfassen sollen, müssen Sie einen „Neuen Abschnitt hinzufügen“. Daraufhin Können Sie wie gewohnt Felder definieren und deren Einstellungen vornehmen. Eine Besonderheit in Genehmigungen (in Umfragen) ist die Regeldefinition auch auf Feldebene.

Undecided-Pfad hinzufügen

Wird eine Genehmigung an mehrere Personen/Teams zugewiesen, kann diese je nach eingestellten Verhalten auch „unentschieden“ ausgehen. Aus diesem Grund ist eine Definition nötig, die den weiteren Prozessverlauf bestimmt. Wählen Sie hierfür das „+“ im Hauptstrang nach dem Genehmigungsschritt aus und klicken Sie auf „Add undecided“. Ein neuer Ast wird erstellt. Daraufhin können Sie die nächsten Schritte wie gewohnt erstellen. Wenn der „undecided-Pfad“ zu einem „Ende“ führt, fügen Sie einen „Ende-Schritt“ hinzu. Wenn dieser aber zurück zum Hauptstrang führen soll, verknüpfen Sie den „undecided-Pfad“ erneut über das „+“ mit der jeweiligen Stelle des Hauptstrangs. Hinweis: Der „undecided-Pfad“ kann nicht mit einer Stelle nach einem erneuten Genehmigungs-Schritt im Hauptstrang verknüpft werden. Dies würde zwangsläufig zu Fehlern führen, da man wichtige Entscheidungen einfach umgehen könnte.

1.6.4.1.3 Umfrage

Mit einer Umfrage holen Sie Einschätzungen zu einem vorliegenden Sachverhalt ein. Hierzu zählen bspw. Marktumfragen, Nutzen einer neuen Produktidee oder Umsatzprognosen. Die Umfrage wird den Personen/Teams vorgelegt, die diese daraufhin bearbeiten müssen. Im Nachhinein können die jeweiligen Personen das Ergebnis der Umfrage einsehen.

Titel / Dauer / Beschreibung

Siehe „Titel / Dauer / Beschreibung“ im Schritt „Aufgabe mit Daten“.

Person / Team

Siehe „Person/Team“ im Schritt „Genehmigung“.

Rolle

Siehe „Rolle“ im Schritt „Aufgabe mit Daten“.

Neue Regel

Regeln verhalten sich in Umfragen wie auch in Genehmigungen oder Aufgaben. Der einzige Unterschied ist, dass Sie Regeln in Umfragen auch auf Abschnitts-Ebene definieren können. Erstellen Sie hierzu die nötigen Abschnitte und klicken aus „Neue Regel hinzufügen“ rechts neben dem Namen des Abschnitts. Je nach Regeldefinition werden die Abschnitte inklusive der Felder den zugewiesenen Personen vorgelegt. Trifft eine Regel nicht zu, wird der jeweilige Abschnitt den zugewiesenen Personen in der Umfrage nicht angezeigt.

Feld / Frage und Feld Einstellung

Das Erstellen und Definieren von Feldern in Umfragen funktioniert wie in „Feld/Frage und Feld Einstellung“ in der Aufgabe mit Daten. Ein wichtiger Unterschied ist jedoch, dass Sie einige Feldtypen im Ergebnis aggregieren können (bei Feldtyp „Bewertung“ und „Auswahl“). Bei einem Feld des Typen „Zahl“ können Sie zudem die Summe und den Durchschnitt bilden. Wenn Sie die Ergebnisse aggregieren, können Sie selbstverständlich die Einzelwerte mitanzeigen (Checkbox rechts neben der Einstellung der „Aggregation“).

Abschnitte hinzufügen

Siehe „Abschnitte hinzufügen“ im Schritt „Genehmigung“.

1.6.4.1.4 Integration

Mit einem Integrations-Schritt binden Sie schon erstellte Prozesse (Services) und/oder externe Services in Prozessen ein. Eigene Prozesse/Services: Viele Prozesse laufen nicht nur abteilungsintern, sondern auch abteilungsübergreifend ab. Nun hätten Sie mit den einzelnen Schritten die Möglichkeit, alle Aufgaben solcher Prozesse zu definieren. Es ist jedoch unwahrscheinlich, dass der Prozess-Ersteller alle Arbeitsabläufe aller Abteilungen bis in das kleinste Detail kennt. Zudem ist es sehr aufwändig, wenn ein Prozess-Ersteller eines abteilungsübergreifenden Prozesses alle Änderungen von Arbeitsabläufen in Abteilungen aufnehmen und im Prozess anpassen müsste. Aus diesem Grund bietet Evocom Productivity die Möglichkeit, alle Prozessvorlagen in einem Prozess zu integrieren. Abteilungen können so ihre Mikroprozesse (Services) erstellen, die im abteilungsübergreifenden Prozess integriert werden können. Ändert sich der Mikroprozess, wird dieser im abteilungsübergreifenden Prozess automatisch angepasst. Beispiel: Ein neuer Mitarbeiter wird eingestellt. Hierzu muss der Mitarbeiter erfasst, der Arbeitsplatz vorbereitet, Schulungen gebucht und Accounts durch die IT bereitgestellt werden. Damit die IT Accounts erstellen kann, benötigt sie Informationen. Also erstellen sie einen (Mikro-)Prozess, der im Startformular die nötigen Informationen abfragt und als Ergebnis die Accounts liefert. Wenn Sie also einen „Onboarding“-Prozess definieren, können Sie einfach den Mikroprozess der IT nehmen und in Ihren „Onboarding“-Prozess integrieren. Sie müssen lediglich die benötigten Felder des Mikroprozesses in einem Schritt Ihres Prozesses aufnehmen. (Siehe Feldzuordnungen). Externe Services: Mit externen Services bilden Sie die Schnittstelle zwischen Ihren Anwendungen (ERP, CRM, usw.) und der Arbeitsplattform Evocom Productivity. Integrieren Sie bspw. ein externen ERP-Service, können Sie Daten von diesem Abfragen und einem Prozess zuführen. Der umgekehrte Weg ist Daten aus einem Prozess in das jeweilige ERP-System zurückzuführen. Diese externen Services müssen von einem IT-Fachmann einmalig bereitgestellt werden. Die Verwendung der externen Services ist jedoch identisch zur Integration und Verwendung eines eigenen Prozesses/Mikroprozesses.

Auswahl der Services

Öffnen Sie den Integrations-Schritt, werden alle Prozessvorlagen und externe Services angeboten. Des Weiteren können Sie verschiedene Suchen auf der linken Seite nutzen oder zwischen einer Listenansicht und Rasteransicht wechseln. (obere Leiste) Haben Sie die einzubindenden Prozesse/externen Services gefunden, wählen Sie diese aus und klicken auf den Button „Auswählen“ oben links. Sie gelangen in das Einstellungspanel der ausgewählten Prozesse/Services.

Feldzuordnungen

Die Feldzuordnungen definieren, welche Felder im Hauptprozess in den integrierten Prozess/Service übertragen werden soll. Typischerweise sind die Namen der Felder identisch, was aber nicht zwangsweise sein muss (je nach dem, wie Sie Ihre Prozesse definieren). Ein rotes Warndreieck zeigt an, dass für den integrierten Prozess/Service benötigte Pflichtfelder nicht im Hauptprozess definiert sind. Entweder Sie erstellen diese Felder an der richtigen Stelle im Hauptprozess oder Sie ändern die Feldzuordnung mit schon vorhanden Feldern des Hauptprozesses. Wenn Pflichtfelder des Startformulars eines integrierten Prozesses (bspw. Mikroprozess einer Abteilung) nun von dem verantwortlichen Team geändert werden, passt sich der Hauptprozess automatisch an. Die geänderten Pflichtfelder werden also automatisch dem Schritt des Hauptprozesses hinzugefügt, bei dem die meisten Pflichtfelder des Startformulars des integrierten Prozesses abgefragt werden. Falls dies ausnahmsweise nicht der richtige Schritt sein sollte, müssen Sie den Hauptprozess dahingehend anpassen. Hierzu wird dem verantwortlichen Team des Hauptprozesses eine Systemaufgabe zugewiesen, die die Änderungen mitteilt. Beispiel: Der oben genannte „Onboarding“- Prozess wurde definiert und der (Mikro-)Prozess „Account aktivieren“ der IT integriert. Ein halbes Jahr später wurde eine neue Software implementiert, was den Prozess „Account aktivieren“ dahingehend verändert. Die IT erstellt ein neues Pflichtfeld im Startformular. Wenn Sie den Prozess der IT selbst starten, müssen Sie folglich dieses neue Pflichtfeld ausfüllen. Ist der (Mikro-)Prozess der IT in einem Hauptprozess integriert und das Pflichtfeld wird hinzugefügt, muss dieses auch an einer Stelle im Hauptprozess hinzugefügt werden. Nur so bekommt die IT-Abteilung die notwendige Information, um die jeweiligen Accounts zu erstellen. Aus diesem Grund nimmt Evocom Productivity das neue Pflichtfeld des integrierten (Mikro-)Prozesses und fügt es an der Stelle im Hauptprozess ein, an der die meisten anderen Pflichtfelder des (Mikro-)Prozesses auch definiert sind. Achtung: Werden Pflichtfelder eines integrierten (Mikro-)Prozesses gelöscht, werden die zugeordneten Felder im Hauptprozess nicht gelöscht! Dies würde potenziell zu Fehlern führen. Falls diese Felder nicht mehr gebraucht werden sollten, müssen sie manuell aus dem Hauptprozess entfernt werden.

Prozessberechtigung

Integrierte Prozesse können für den Prozessinitiator (Person, die einen Prozess startet) nicht “einsehbar” geschaltet werden. Bei einem laufenden Prozess ist es für den Prozessinitiator somit nicht möglich, den integrierten Prozess sowie dessen Fortschritt und Daten einzusehen.

Wiederholung integrierter Prozesse

Sie können (Mikro-)Prozesse, die Sie in einen Hauptprozess integriert haben, wiederholt durchlaufen. Die Regel hierzu bestimmt ein Genehmigungsschritt im Ablauf des integrierten Prozesses. Wird der (Mikro-)Prozess positiv abgeschlossen (letzter Schritt des Prozesses eingereicht und damit beendet), findet keine Wiederholung statt. Sollte der (Mikro-)Prozess aber an einer Stelle durch eine Entscheidung abgebrochen werden, wird dieser erneut durchlaufen. Bei der Verwendung der Wiederholungsfunktion sollten Sie also sicherstellen, dass der (Mikro-)Prozess dahingehend sinnvoll konfiguriert ist. Beispiel: Ein End2End-Prozess „Idee zu Produkt“ qualifiziert neue Produktideen unter Berücksichtigung aller Faktoren, sodass am Ende die jeweilige Idee umgesetzt oder im Verlauf verworfen wird. Als Beispiel muss während des Prozesses ein Prototyp entworfen und gefertigt werden. Der Prozess für diesen Prototypen wird in einem (Mikro-)Prozess ausgelagert, damit dieser in den End2End-Prozess integriert werden kann. Am Ende des (Mikro-)Prozesses ist ein Genehmigungsschritt, der überprüft, ob das Ergebnis zufriedenstellend ist. Nun integrieren Sie den (Mikro-)Prozess des Prototypen und aktivieren die Einstellung „Wiederholen“. Wenn der Prototyp nun erstellt, die Genehmigung dessen aber abgelehnt wird, wiederholt sich der (Mikro-)Prozess. Sobald die Genehmigung akzeptiert wird, wird der integrierte (Mikro-)Prozess verlassen und die nächste Aufgabe des End2End-Prozesses generiert.

Regeln

Regeln für integrierte (Mikro-)Prozesse verhalten sich identisch zu Regeln in den verschiedenen Schritttypen (Aufgabe mit Daten, Genehmigung, Umfrage). Im Textfeld „Feld*“ wählen Sie ein Feld aus, das mit einer Regel überprüft werden soll. Hier werden in einer Dropdown-Liste alle Felder aufgeführt, die vorher im Prozess verwendet wurden. Der Vergleichsoperator definiert die Art der Überprüfung („gleich“, „kleiner“, „enthält“. Der Vergleichswert ist der Wert, der in Bezug auf das „Feld*“ überprüft wird. (Bei einem Feld des Typen „Zahl“, dem Vergleichsoperator „ist gleich“ und dem Vergleichswert „2“ trifft die Regel also zu, wenn in dem Feld „Zahl“ eine 2 eingetragen wurde) Definieren Sie bei der Integration eine Regel, wird der integrierte (Mikro-)Prozess nur gestartet, wenn diese Regel auch zutrifft. Andernfalls wird der (Mikro-)Prozess übersprungen.

Prozess kopieren

Sie können integrierte Prozesse kopieren. Dies macht nur Sinn, wenn Sie die Feldzuordnung der ein- und ausgehenden Feldern zwischen den kopierten (Mikro-)Prozessen verändern. Ansonsten würden beide identischen (Mikro-)Prozesse mit denselben Eingangsfeldern gestartet werden. Somit würden die Personen, die in dem (Mikro-)Prozess arbeiten, ein und dasselbe Ergebnis liefern.

Speichern

Wenn Sie Ihre Integrationen definiert haben, klicken Sie links oben auf „Speichern“. Ansonsten werden die Änderungen verworfen.

1.6.4.2 Prozessvorlage speichern

Um Ihre Prozessvorlage zu speichern, wählen Sie links oben den Button „Speichern“. Daraufhin müssen Sie ein paar Angaben zu dem jeweiligen Prozess machen: Geben Sie Ihrer Vorlage einen aussagekräftigen Namen, sodass unternehmensweit klar ist, um welchen Prozess es sich handelt. Bestimmen Sie den Standort des zuständigen Teams, das den Prozess verantwortet. Definieren Sie, ob es sich um einen End2End-Prozess handelt. Wenn nicht, können Sie das Feld leer lassen. Bestimmen Sie den Prozesstyp: Ein Prozesstyp bezieht sich auf die organisatorische Einheit/Abteilungen. (In dem Feld sind die Abteilungen der Prozesslandschaft aufgeführt. Wählen Sie die den Prozesstyp „Entwicklung“ aus, ordnet sich die Prozessvorlage in die Abteilung Entwicklung in der Prozesslandschaft ein. Definieren Sie das für die Prozessvorlage verantwortliche Team. Eine Onboarding-Prozessvorlage wird bspw. von einem organisatorischen Team der Personalabteilung verantwortet. Verfassen Sie eine ausführliche Beschreibung der Prozessvorlage. (Zweck, Ablauf, Besonderheiten) Mitarbeiter, die später einen Prozess aus der Vorlage starten möchten, finden die Beschreibung hinter dem Symbol „i“ neben dem Vorlagenamen. Sie können die Prozessvorlage im Feld „Tags“ taggen. Wenn Sie auf diesen Tag klicken, gelangen Sie in eine Ergebnisliste dieses Tags, in der alle getaggten Elemente aufgelistet sind.

Als Entwurf speichern

Sie können Ihre erstellte Vorlage als Entwurf speichern, falls diese noch nicht vollständig ist. Als Entwurf gespeicherte Vorlagen können nicht gestartet werden. Wurde die Vorlage jedoch davor schon einmal veröffentlicht, können Personen diese Version starten.

Veröffentlichen

Wenn Sie Ihre Prozessvorlage erstellt haben und diese Ihrem Unternehmen zur Verfügung stellen möchten, können Sie diese veröffentlichen. Eine Version der Vorlage wird erstellt und der Prozess kann in dieser gestartet werden.

Einstellungen

Sie haben 4 Einstellungsmöglichkeiten für die Verwendung von Prozessvorlagen. Sie können somit Prozessvorlagen nur für Integrationen, nur zum Starten von Prozessen oder für beides verwenden. Sie deaktivieren eine Prozessvorlage, indem Sie „Prozess kann gestartet werden“ und „Prozess kann integriert werden“ abwählen. Wenn ein Prozess gestartet werden kann, können Sie dies auf gewisse Personenkreise einschränken. Hierbei können Sie entweder für alle externen Mitglieder den Prozessstart zulassen oder diesen auf gewisse Teams beschränken. Mit der Vertraulichkeit stellen Sie ein, ob eine zugewiesene Prozessvorlage von den Teammitgliedern und Teamleitern gesehen, delegiert und damit auch bearbeitet werden kann. Ist die Vertraulichkeit aktiviert, haben Teammitglieder und Teamleiter zudem keinen Zugriff auf den laufenden Prozess. Des Weiteren können Sie Felder definieren, dessen Inhalte in der Prozessliste (Menü der laufenden Prozesse) in einzelnen Spalten dargestellt werden. Dies ermöglicht bei vielen Prozessen eine schnelle Übersicht über wichtige Informationen der einzelnen Prozesse. Vergessen Sie nach der Erstellung von Spalten nicht die Vorlage als Entwurf zu speichern oder zu veröffentlichen.