Prozesse erst digitalisieren, dann automatisieren – In 4 Schritten zu perfekten Arbeitsabläufen

(Lesezeit 2 Minuten)

Wissensarbeit wird durch Routinetätigkeiten blockiert! Eine Aussage, die wohl viele Unternehmen und Mitarbeiter unterschreiben würden. Mehr als ein Drittel der Arbeitszeit verbringen qualifizierte Fachkräfte mit Routinetätigkeiten. Zudem werden Aufgaben immer komplexer und die zu verarbeitenden Datenmengen nehmen zu. Die Ressourcen, um dem gerecht zu werden, bleiben jedoch identisch. Eine Entwicklung, die ohne technologischen Fortschritt, aber auch menschliches Umdenken, nicht zu bewältigen ist.

Experten sind sich einig, dass nur eine fortschreitende Digitalisierung und Automatisierung die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen sichert. Sicherlich richtig.

Aber wieso ist das für viele Unternehmen derart schwierig?

Die Herausforderungen

Intransparenz

Die Digitalisierung führt zwangsläufig zu grundlegenden Änderungen in der Arbeitsweise von Unternehmen. Durch intransparente und nicht gelebte Abläufe aus einer klar definierten Struktur heraus sind vernünftige Digitalisierung und Automatisierung kaum möglich. Wie könnte man auch automatisieren, wenn Arbeitsabläufe nicht detailliert bekannt sind?

Das hat zur Folge, dass in den meisten Unternehmen nur ein kleiner Teil der Prozesse automatisiert abbildbar sind – nicht umsonst wird dieses Thema also kritisch gesehen, da der Nutzen überschaubar ist.

Ressourcen

Zudem fehlen oftmals Kapazitäten der IT, da diese mit den jetzigen Aufgaben ausgelastet oder sogar überfordert sind. Jedoch sind es grade die IT-Abteilungen, die die Zukunft maßgeblich mitgestalten werden.

Insellösungen

Zahlreiche auf den Fachbereich spezialisierte Anwendungen sind ein weiteres Problem, da diese oft nicht miteinander kommunizieren können. Prozesse, in denen mehrere Abteilungen involviert sind, können aus diesem Grund nur schwer automatisiert werden.

Komplexität

Das Thema rund um Digitalisierung und Automatisierung ist nur schwer zu durchblicken. Jedes Unternehmen hat zudem Eigenheiten, was die Umsetzung von Maßnahmen diesbezüglich erschwert.

Dennoch gibt es mit moderner Technologie Lösungen, um den Herausforderungen zu begegnen.

In 4 Schritten zu digitalen und automatisierten Arbeitsabläufen

Um die Basis für eine transparente und einheitliche Arbeitsweise zu legen, müssen Prozesse in Unternehmen digitalisiert werden. Nicht nur die geschäftskritischen, sondern alle. Und nicht durch komplexe Tools, die externe Dienstleister oder die eigene IT erfordert, sondern durch die Menschen in den Abteilungen selbst. Intransparente E-Mails und nur theoretisch definierte Abläufe sind damit obsolet.

Voraussetzung ist eine Plattform, die eine unternehmensweit einheitliche Arbeitsweise möglich macht.

1) Leistungen digitalisiert in Mikroprozesse

Prozesse müssen auf einfache Art und Weise digitalisiert und optimiert werden. Arbeitsabläufe ändern sich schnell, weshalb dies eine Grundvoraussetzung ist. Es geht im ersten Schritt vor allem darum, die Leistungen innerhalb von Abteilungen digital abzubilden und ausführbar zu machen – Prozesse also zu leben. Beispiele sind der Urlaubsantrag, eine Software beantragen, Help desk, Bewerbungsprozess, Zahlungseingang prüfen, usw.

Jeder Arbeitsablauf wird so standardisiert, die Informationen werden strukturiert durch den Prozess gefordert und innerhalb des Prozesses per Definition mitgeführt.

2) Abteilungsübergreifende Prozesse

Abteilungsübergreifende Prozesse können sich der Mikroprozesse einzelner Abteilungen bedienen. Mikroprozesse müssen also integriert werden können. Das hat den Vorteil, dass sich bei Änderungen eines Mikroprozesses der übergreifende Prozess automatisch anpasst. Verzögerungen, fehlende Informationen und Probleme werden somit geschickt vermieden. Und die Integration erspart doppelte Arbeit.

Ein Beispiel ist ein Onboarding-Prozess eines neuen Mitarbeiters. Der neue Mitarbeiter braucht Schulungen, Softwareaccounts, einen ausgestatteten Arbeitsplatz usw., also nimmt man die einzelnen Mikroprozesse und integriert diese in den Onboarding-Prozess.

Schritt 1 und 2 sind Grundlage für eine transparente Arbeitsweise und vollständige Automatisierung. Prozesse koordinieren automatisch einzelne Aufgaben und Mitarbeiter haben zu jeder Zeit alle Informationen für ihre Wertschöpfung. Jetzt schon ein gigantischer Mehrwert. Die Herausforderungen der Intransparenz und knappen Ressourcen ist damit beseitigt. Vorausgesetzt ist immer die Einfachheit der Prozessdigitalisierung, um diese in der Breite zu nutzen.

3) Optimieren und Anwendungen integrieren

Sie arbeiten nun im gesamten Unternehmen in Prozessen. Abläufe und Informationen sind damit definiert und transparent. Also können Sie diese nun optimieren, denn es ist sofort ersichtlich, wo Prozesse nicht rund laufen oder Informationen fehlen.

Es ist aber nicht nur wichtig innerhalb der Prozesse entstehende Informationen zur weiteren Wertschöpfung mitzugeben. Auch aus anderen Anwendungen müssen Informationen automatisiert in Prozesse einfließen. Sind die jeweiligen Anwendungen integriert, gehören Recherche und Routinearbeiten der Vergangenheit an. Mitarbeiter erledigen Ihre tatsächliche Wissensarbeit und der Prozess kümmert sich um alles drum herum.

Die Herausforderung der Insellösungen ist somit auch gelöst.

4) Automatisieren und KI

Der letzte Schritt ist, auf Basis der oberen strukturierten Arbeitsweise, ganze Prozesse und Prozessabschnitte zu automatisieren. Viele Prozesse können nur zum Teil automatisiert werden, da eine Maschine immer nur einem Schema folgen kann. Somit ist es immens wichtig, die Arbeit des Menschen und der Maschine miteinander zu verbinden: Der Mensch übernimmt die „kreative“ Wertschöpfung, die Maschine die Routinearbeit.

Die 4 Schritte nacheinander umgesetzt lösen das letzte Problem auf. Die Komplexität des gesamten Themas Digitalisierung und Automatisierung wird Schritt für Schritt reduziert.

Fazit

Automatisierung ist ein Ziel, welches Sie nicht von jetzt auf gleich durch den Kauf einer komplizierten Software erreichen. Es reicht auch nicht aus, da der Mensch (voraussichtlich) immer ein Faktor bleiben wird. Es ist die Kombination aus Menschen und Automat. Und das Potenzial ist in der optimalen Einbindung beider in einheitliche Prozesse.

Um Prozesse in der Breite zu digitalisieren und so für die Automatisierung nutzbar zu machen, bedarf es einer Plattform, die eine einfache Prozessdigitalisierung ermöglicht. Die entstehende Transparenz ist hierfür entscheidend. Zudem muss diese Plattform in der Lage sein, Anwendungen zu integrieren. Nur dann zahlt sich eine sinnvolle Automatisierung aus und stiftet einen echten Mehrwert für das Unternehmen, für Mitarbeiter und in der Konsequenz auch für die Kunden.

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