Digitale Mikroprozesse von Abteilungen.

Abteilungen in Unternehmen erbringen Leistungen gegenüber anderen Abteilungen. Beantragung, Rückfragen oder Steuerung der Leistungserbringung erfolgt meist mit herkömmlichen Werkzeugen wie E-Mail, Telefon oder persönlichem Gespräch.

Die Etablierung digitaler Services zur Erbringung von Leistungen bringt Struktur und Transparenz in die Arbeitsweise. Allein die Digitalisierung der 5-10 wichtigsten Leistungen jeder Abteilung, erhöht unmittelbar die Effizienz und beschreibt einen Meilenstein hin zu einer unternehmensweiten, prozessorientierten Service-Organisation (Enterprise-Service-Management).

Ein digitaler Service besteht mindestens aus einem Anfrageformular, einer Klärung und Freigabe durch Verantwortliche, sowie der Verteilung und Steuerung der Aktivität(en) zur Leistungserbringung.

Für die Abteilungen wird Auslastung transparent, die Arbeitsleistung messbar. Entscheidungen werden nachvollziehbar. Für das Management wird Arbeit planbar.

Anfrage > Entscheidung > Leistungserbringung

Was sind digitale Mikroprozesse?

Digitale Mikroprozesse sind kleine Prozesse, die sich meist innerhalb eines Teams abspielen und die Erbringung von einzelnen Leistungen koordinieren.

In der Praxis laufen viele Aktivitäten parallel. Digitale Services bringen Transparenz im Tagesgeschäft. Für Teamleiter, für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und für den internen Auftraggeber.

Anfrage: Bereits mit der Anfrage beschafft der digitale Service die wichtigsten Informationen, die für eine Entscheidung “machen wir oder machen wir nicht” relevant sind.

Entscheidung: Die Teamleitung prüft die eingegangene Anfrage, klärt offene Fragen. Bei Annahme des internen Auftrages wird gleich die verantwortliche Person festgelegt.

Leistungserbringung: Die verantwortliche Person strukturiert alle notwendigen Aktivitäten und koordiniert die Leistungserbringung durch Unteraufgaben. Rückfragen, Dokumente, Termine für alle Beteiligten im Zugriff.

Nutzen digitaler Mikroprozesse

  • Der Einsatz digitaler Mikroprozesse im Tagesgeschäft macht Arbeit transparent.

  • Erbrachte Leistungen werden messbar.

  • Fertigstellungstermine werden berechenbar.

  • Alle profitieren vom Überblick aller Aktivitäten im Team.

  • Entscheidungen sind transparent und nachvollziehbar.

  • Sämtliche Daten, Dokumente und Informationen sind greifbar.

  • Daten aus bestehenden Anwendungen sind integriert.

  • Führungskräfte organisieren Aufgaben für Menschen.

  • Mikroprozesse sind in übergreifenden Prozessen wieder verwendbar.

  • Abteilungen werden zu serviceorientierten Dienstleistern.

Beispiele digitaler Mikroprozesse

Management

Digitale Services

Management

Budget freigeben Investition genehmigen Entscheidung fällen Empfehlung aussprechen Innovationen bewerten

Entwicklung

Digitale Services

Entwicklung

Produktplanung durchführen Konstruktion erarbeiten Produktzulassung erlangen PoC/Versuch koordinieren Beurteilung beantragen

Marketing

Digitale Services

Marketing

Produktbild anfordern Video produzieren Broschüre erstellen Übersetzung anfragen Kampagne organisieren

Kundenservice

Digitale Services

Kundenservice

Reklamation bearbeiten Garantiefall prüfen Serviceeinsatz planen Ersatzteil liefern Serviceanfrage bearbeiten

Vertrieb

Digitale Services

Vertrieb

Kundenanfrage bearbeiten Angebot erstellen Lead betreuuen Rabattierung freigeben Gutschrift genehmigen

Finanzen

Digitale Services

Finanzen

Investition genehmigen Kalkulation erstellen Finanzierung beschaffen RG-Kopie senden Reporting koordinieren

Personal

Digitale Services

Personal

Urlaubsantrag bearbeiten Personalstammdaten erzeugen Neue(n) MA anfordern Umfragen durchführen Maßnahme anfragen

IT

Digitale Services

IT

Help-/Service-Desk Projektantrag IT IT-Beschaffung Zugang de-/aktivieren

Jeder Abteilung

Digitale Services

Jeder Abteilung

Digitalisierung der wichtigsten und häufigsten Services jeder Abteilung

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