Die 10 goldenen Regeln zu Microsoft Teams Adoption.

(Lesezeit 3 Minuten)
Plötzlich hat das Unternehmen Office 365 gekauft und damit auch Teams. Viele nutzen Teams für Videokonferenzen oder Desktop-Sharing. Richtig angewendet verleiht Teams einen echten Produktivitätsschub. Doch es kann sich auch schnell zum Produktivitätskiller entwickeln.

1. Warum ist Teams die Zentrale für Benutzer?

Teams bilden eine Klammer um Personen, die in einem Projekt oder in einer Abteilung zusammenarbeiten. Die Navigation in Teams über Kanäle und Registrierkarten ist sehr einfach für die Anwender. Und gleichzeitig bietet der Office-Store eine Vielzahl nützlicher Funktionen für Registrierkarten. Damit individualisieren Teams quasi ihre Arbeitsumgebung selbständig.

Der große Vorteil: Menschen arbeiten innerhalb von Teams mit unterschiedlichen Anwendungen (auf Registrierkarten) für unterschiedliche Zwecke, ohne die Anwendung Teams zu verlassen. Alles in allem ein einfaches, intuitiv bedienbares Werkzeug für Zusammenarbeit von Menschen.

2. Welches Team für welchen Zweck?

Projektteams nutzen Teams zur Kommunikation und Organisation von Projektinformationen in Dokumenten oder Notizbüchern wie OneNote. Viele erkennen auch die Vorteile, Arbeitspakete in Aufgaben zu formulieren. Das schafft Transparenz zur abgearbeiteten und anstehenden Arbeitslast. Projekte sind endlich. Somit verschwinden diese aus dem operativen Bereich, sobald sie abgeschlossen sind.

Abteilungsteams haben durchaus ähnliche Anforderungen, ihr Lebenszyklus ist jedoch wesentlich länger. Auch die Art und Weise wie Menschen in Abteilungen arbeiten unterscheidet sich von Projektteams. Abteilungen erbringen oft definierte Leistungen gegenüber anderen Abteilungen. Und das wiederholt sich. Insofern bleiben Abteilungsteams wesentlich länger in aktiver Benutzung.

3. Wozu sind Kanäle da?

Kanäle untergliedern Teams in weitere Abschnitte. Dies ermöglicht beispielsweise Unterhaltungen, Dokumente und Informationen nach bestimmten Themen, Projekten oder Fachrichtungen zu organisieren.

In der Praxis empfiehlt es sich, sorgsam mit Kanälen umzugehen. Insbesondere bei der Organisation von Dokumenten und Notizen. Anwender sollten nicht in mehreren Kanälen nach Informationen suchen müssen. Es lohnt auch immer die Frage, brauchen wie einen neuen Kanal oder ein neues Team?

4. Wofür sind Registrierkarten (Tabs)?

Registrierkarten (Tabs) sind nicht nur ein gewohntes Navigationselement. Hinter Tabs befinden sich unterschiedlichste Funktionen. Auf dem Tab “Beiträge” kommunizieren Menschen in Diskussionen. Im Tab “Dateien” speichern Anwender Dokumente. Und hinter dem Tab “Notizbuch” verbirgt sich z.B. ein OneNote-Dokument, in dem Informationen flexibel strukturiert werden.

Darüber hinaus bietet der Office Store eine Vielzahl nützlicher Apps, die wiederum als Registrierkarte einfach nutzbar sind. Es lassen sich auch Webseiten einbinden oder Dokumente verlinken. Und mit Power Apps erstellen versierte IT-Spezialisten einfache, individuelle Anwendungen mit spezifischer Funktionalität.

5. Die neue Art der Kommunikation ist Chat basiert.

WhatsApp, Threema & Co. haben Chat basierte Kommunikation zum Mainstream gemacht. Zuvor wurden die Vorteile der asynchronen Kommunikation schon bei der Nutzung von E-Mails geschätzt. Und gerade der Themenbezug in Kanälen und Diskussionen macht diese Art der Kommunikation besonders wertvoll. Richtig eingesetzt ermöglicht dies ein konzentriertes Arbeiten. Themen-, Projekt- und Sachbezogen.

Ein Projektleiter, der 5 Projekte parallel koordiniert erhält vielleicht 50 E-Mails pro Tag. Sagen wir 10 zu jedem Projekt. Liest er jede einzelne dieser Mails beim Eintreffen im Posteingang, wird er 50 Mal davon abgelenkt von dem was er gerade tut. Liest er hingegen je 10 Beiträge zu seinen 5 Projekten immer dann wenn er daran arbeitet, ist die Ablenkung quasi eliminiert.

6. Warum braucht es Disziplin in Diskussionen?

Die Benutzererfahrung (User Experience UX) mit den Diskussionen ist Microsoft richtig gut gelungen. Allerdings setzt dies auch das Wissen voraus, das Werkzeug richtig zu bedienen.

Eine Diskussion ist wie eine Klammer um Beiträge zu einem bestimmten Thema. Daher empfiehlt es sich, jede neue Diskussion mit einem kurzen aber aussagekräftigen Betreff zu versehen. Gleichzeitig sollte dieser erste Beitrag einer Diskussion beschreiben, worum es geht und was mit dieser Diskussion erreicht werden soll.

Über die Zeit ergeben sich somit viele Diskussionen zu unterschiedlichen Themen. Diskussionen können viele, sehr viele Beiträge enthalten. Und da ist Teams richtig cool. Denn Teams zeigt jede Diskussion “minimiert” in einem Block an. Dabei immer sichtbar der Betreff, der erste und der letzte Beitrag. Weitere Beiträge lassen sich nach und nach öffnen um wieder den Gesamtüberblick zu kriegen.

Auch Erwähnungen (@Benutzer) werden in Diskussionen visuell kenntlich gemacht. So sehen Anwender auf einen Blick, in welchen Diskussionen sie explizit involviert sind.

Diskussionen sind der entscheidende Unterschied zu WhatsApp & Co. Und in der Missachtung dieser Regel verursacht eine dramatische Unübersichtlichkeit. Diese Art der Kommunikation ist wiederum den Chats vorbehalten.

7. Kommunikation in Kanälen versus Chats?

Ein Chat ist vielleicht vergleichbar mit “Adhoc-Teams”. Wo die Anlage von neuen Teams gewissen Regeln folgen, kann jeder Anwender Chats mit anderen Personen einrichten. Der wesentliche Unterschied: In Chats gibt es keine Diskussionen, sondern einfach untereinander folgende Beiträge.

Das Risiko bei der Kommunikation in Chats besteht darin, dass andere Team-Mitglieder davon ausgeschlossen sind. Dies ist vergleichbar mit einer E-Mail mit Verteiler, bei der möglicherweise wichtige Teilnehmer ausgeschlossen sind. Man sollte also immer überlegen, ob ein Austausch wirklich nur für die Personen im Chat, oder für das Team interessant sein können. Zugegeben, das ist in der Praxis nicht immer einfach.

8. Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten

Jeder Kanal in Teams (und auch Chats) enthalten einen Tab “Dateien” in dem Team-Mitglieder (Office-) Dokumente und sonstige Dateien organisieren. Neben den gewohnten Möglichkeiten im Umgang mit Cloud-Speichern, beschreibt die gemeinsame Bearbeitung von Office-Dokumenten durch Menschen im Team einen großen Nutzen. Ein sehr nützliches Feature besteht in der automatischen Versionierung. Bei jedem Speichervorgang erzeugt die Anwendung eine neue Haupt- oder Nebenversion. Anwender müssen also nie wieder Dateien mit der Version im Namen speichern.

9. Virtuelle Besprechungen und Desktop Sharing.

Last but not least sei die meist genutzte Funktionalität erwähnt. Doch die erklärt sich fast von selbst. Neben den bekannten Videokonferenzen, für kleine und große Teilnehmergruppen, bietet das Teilen von Bildschirminhalten einen großen Nutzen. Aufzeichnungen, Spracherkennung und die Wandlung in lesbaren Text machen Besprechungen erschreckend nachvollziehbar. Ein integriertes Whiteboard ist zwar mit der Maus nicht ganz einfach zu bedienen, aber bietet dennoch die Möglichkeit, Gedanken und Ideen einfach zu visualisieren.

10. Teams Governance

Bevor der Rollout richtig losgeht, sollte man sich Gedanken machen, wie das Wachstum und ggf. auch das “Retirement” von statten geht. Zur Identifikation von Teams über deren Namen macht es Sinn, einen Schlüssel (z.B. Name, Standort, Land) zu verwenden. Nicht jeder sollte einfach ein neues Team anlegen. Vielmehr sollte jeder ein Team beantragen, welches nach einem Genehmigungsworkflow automatisiert bereitgestellt wird.

Fazit

Microsoft Teams hat das Potenzial, die Kommunikation wesentlich zu verbessern. Für Anwender kann sich Teams im Microsoft 365 Kosmos zur zentralen Arbeitsplattform entwickeln. Wer bei einer Microsoft 365 Einführung, Teams nachhaltig im Tagesgeschäft etabliert, hat viel gewonnen. Weitere Apps und Funktionen lassen sich elegant in Teams (Tabs & Chats) einbauen und direkt aufrufen – für spezifische Anwendungsfälle. Zum Beispiel für kollaborative Workflows mit Evocom Productivity, kombiniert mit Automatisierungen durch Power Automate.

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